traducido por Federico Dilla
What we do with the inactive companies?
There are many occasions in which society loses its activity and administrators decide not to liquidate it and keep it, among other things, if in the future can reactivate the same activity or another. Also another reason to keep it is to avoid the whole series of procedures and costs involved dissolution and liquidation of the company.
There are managers who think society leave no activity reported no further problems or obligations. Nothing could be farther from reality, managers must know to leave a dormant company has a series of obligations and responsibilities. The first thing to do is approve it at a General Meeting.
Despite this, they still have responsibilities for the Tax Office, Social Security, the Companies Registry and with third parties.
With respect to the tax office, the obligations are as follows:
1. Inform the Tax Agency that society is inactive, by a change in the census declaration 036 and 037, 140 checking the box "Stop exercising all business and / or professional activities (legal persons and entities without liquidation. Entities inactive. "to be completed by legal persons and entities to stop economic activities, ie that they are inactive, but which have not been dissolved or terminated. the box will also complete 141 effective date of termination of 036 in which shall state the date on which indeed has ceased the activity.
2. Taxable Tax remaining inactive companies have all their tax obligations low (monthly statements or quarterly or annually for VAT, etc.), except the obligation to submit declarations by the corporate income tax. Consequently, every year will have to present the model 200.
By completing this form will have to check the box 026 inactive entity, this will cause only be allowed to fill the balance, without access to the profit and loss account because it is not supported from the date of inactivity any results, either positive, nor negative. It will not be possible to make any deduction of VAT, or the deduction of any expenses, nor issue any invoice.
Therefore, it is important to check this box only in the case that from the beginning of the year the Company is inactive, that is, there is inactivity throughout the year. For example, if the date of inactivity is the month of July 2015, the corporate income tax declaration 2015 will not mark, as part of the exercise has been active box 026. that box is marked in the statement of 2016. In the case above, if in the year 2015 had profits, the company is obliged in 2016 to make payments, despite the inactivity, unless avails itself of the second option payments of the LIS.
3. From the date of inactivity, input VAT shall not be deductible for not exercising activity (art. 93 VAT Law) as it is not in normal course of its operations.
4. However, if any, is required to make deductions and enter them in the AEAT (model 100 and 190)
With regard to Social Security, administrators can unsubscribe Social Security in the RETA regime, provided they do not perform any other activity.
Regarding the commercial register, the company must continue to perform all the steps and all the requirements as having activity. For example no obligation to keep accounts, legalization of books, and of course there is an obligation to make financial statements by administrators, and the general meeting of members must approve. And very importantly, the financial statements must be deposited in the Commercial Register.
Inactivity does not remove the obligation imposed by Consolidated Capital Companies Act (LSC) in its Article 279.1 states:
"Within the month following approval of the annual accounts, the directors of the company presented for deposit in the commercial register of registered office, certification of the resolutions of the shareholders' meeting approving the accounts, duly signed, and application of results and, where appropriate, consolidated accounts, to which a copy of each will be attached. Administrators also present, the management report, if mandatory, and the auditor's report, when the company is required to audit by a statutory provision or it has been agreed at the request of the minority or voluntarily and had signed the appointment of auditors in the Commercial Register. ".
Nor exempts the inactivity of compliance with Article 282.1 of the LSC, which states:
"Failure by the board of the obligation to deposit, within the prescribed period, the documents referred to in this chapter will result not registered in the Commercial Register any document referred to society as the failure persists." . In paragraph 2 of the same article a few exceptions, such as those relating to the dismissal or resignation of administrators, managers, general managers or liquidators, and revocation or resignation of powers, as well as the dissolution of the company and appointment of liquidators relate and the seats ordered by the court or administrative authority.
And most importantly, in the case of failure to deposit, and inactivity is no reason to be in breach, Article 283 of the LSC is applied, which follows:
"1. Failure by the board of the obligation to deposit, within the prescribed period, the documents referred to in this chapter, will also result in the imposition on society in a fine of 1,200 to 60,000 euros by the Institute of accounting and Auditing, docket prior instruction accordance with the procedure established by regulation, in accordance with the provisions of the Law on the Legal Regime of Public Administrations and Common Administrative procedure.
When the company or, where applicable, the group of companies have a turnover of more than 6,000,000 euros annual turnover limit of the fine for each year of delay will rise to 300,000 euros.
2. The sanction shall be determined by the size of the company, depending on the total amount of the asset and its turnover, both referring to the last data declared to the tax authorities exercise. This information must be provided to the instructor by society; your breach shall be deemed for the purposes of determining the penalty. In the event of not having such data, the amount of the penalty shall be determined according to its share capital, which for this purpose shall be requested from the relevant commercial register.
3. In the event that the documents referred to in this chapter have been deposited prior to the initiation of disciplinary proceedings, the penalty shall be imposed in its minimum degree and reduced by fifty percent.
4. The offenses referred to in this article shall lapse after three years. ".
In this respect at the end of each year, under Article 371 of the Mercantile Registry Regulations, the Commercial Registrars are required to send to the Directorate General of Registries and Notaries and this, in turn, the ICAC, a ratio of all breaches
Thus the ICAC has knowledge each year of the companies that have failed. Which so far has not acted, it does not mean you can or should do, as it is within their powers.
Finally, Article 363 of the Companies Act capital, causes dissolution of society is shown, and in point 1, it says:
"1. The capital company shall be dissolved:
a) termination of the exercise of the activity or activities that constitute the corporate purpose. In particular, it is understood that the cessation occurred after a period of inactivity exceeding one year.
....... "
Therefore, very careful with this, because if more than one year and the company is inactive, is the cause of dissolution, which is the responsibility of managers within two months to convene the General Meeting to take measures appropriate. Otherwise, they are responsible for debts incurred from that moment by society.
Consequently, it is true that it is cheaper and less expensive to leave the dormant company and not proceed to its dissolution, which has higher costs and procedures such as: act with the agreement of dissolution, clothing inventory liquidation, writing extinction, registration in the commercial register, make it known to the AET, and liquidation of the Transfer Tax and Stamp Duty (Company Operations), model 600, low census, etc, but very careful with inactivity, it is not appropriate to maintain this situation long term.
Inactivity is designed so cyclical over a period of one year, but not for longer. However it is not what is done in practice, however it needs to know the problems and responsibilities you may have.
Also comment that if when inactivity is approved, the company had a debt with the administration (AEAT, Social Security, etc.), and not paid, this responsibility is derived administrators. In this sense 43.1 b) of the General Tax Law, which indicates manifest:
"1. Be responsible subsidiary of the following persons or entities ......... tax debt.
b) Administrators of fact or law of those legal persons who have ceased their activities by tax debts accrued from these that are pending at the time of termination, provided they have not done what is necessary for payment or have adopted agreements or measures taken cause of default. "
Sincerely.
Gregory Labatut Serer
¿Qué hacemos con las sociedades inactivas?
Hay muchas ocasiones en las cuales la sociedad pierde su actividad y los administradores deciden no liquidarla y mantenerla, entre otras cosas, por si en un futuro puede reactivarse la misma actividad u otra. También otro de los motivos de mantenerla es evitar toda la serie de trámites y gastos que conlleva la disolución y liquidación de la sociedad.
Hay administradores que piensan que dejar la sociedad sin actividad no reporta más problemas ni obligaciones. Nada más alejado de la realidad, los administradores deben saber que dejar una sociedad inactiva lleva una serie de obligaciones y responsabilidades. Lo primero que hay que hacer es aprobarlo en una Junta General.
A pesar de esto, se siguen teniendo responsabilidades respecto a la Agencia Tributaria, Seguridad Social, el Registro Mercantil y con terceros.
Con respecto a la Agencia Tributaria, las obligaciones son las siguientes:
1. Comunicar a la AEAT que la sociedad está inactiva, mediante una modificación en la declaración censal modelo 036 y 037, marcando la casilla 140 “Dejar de ejercer todas las actividades empresariales y/o profesionales (personas jurídicas y entidades, sin liquidación. Entidades inactivas”. Deberá ser cumplimentado por las personas jurídicas y entidades que dejen de realizar actividades económicas, es decir que queden inactivas, pero que no se hayan disuelto o extinguido. También se completará la casilla 141 Fecha efectiva del cese del modelo 036 en la que constará la fecha en la que efectivamente se ha cesado en la actividad.
2. Los sujetos pasivos del Impuesto sobre Sociedades que queden inactivos tendrán todas sus obligaciones tributarias de baja (Declaraciones mensuales, ni trimestrales ni anuales por el IVA, etc.), excepto la obligación de presentar declaraciones por el Impuesto sobre Sociedades. En consecuencia, todos los años se tendrá que presentar el modelo 200.
Al cumplimentar este impreso habrá que marcar la casilla 026 Entidad inactiva, esto provocará que solamente se permita rellenar el balance, sin tener acceso a la cuenta de pérdidas y ganancias porque no se admite a partir de la fecha de inactividad ningún resultado, ni positivo, ni negativo. Por lo que no será posible realizar ninguna deducción en concepto de IVA, ni la deducción de ningún gasto, y tampoco emitir ninguna factura.
Por lo tanto, es importante marcar esta casilla solamente en el caso que desde el principio del ejercicio la sociedad se encuentre inactiva, esto es, exista inactividad durante todo el año. Por ejemplo, si la fecha de inactividad es el mes de julio de 2015, en la declaración del Impuesto sobre sociedades de 2015 no habrá que marcar la casilla 026, puesto que parte del ejercicio ha estado activa. Se marcará dicha casilla en la declaración de 2016. En el caso expuesto, si en el ejercicio 2015 tuvo beneficios, la sociedad estará obligada en 2016 a realizar pagos a cuenta, a pesar de la inactividad, a no ser que se acoja a la segunda opción de pagos a cuenta de la LIS.
3. Desde la fecha de la inactividad, el IVA soportado no será deducible por no ejercer actividad (art. 93 LIVA), ya que no se encuentra en ejercicio habitual de sus operaciones.
4. Sin embargo, en su caso, está obligada a realizar retenciones e ingresarlas en la AEAT (modelo 100 y 190)
Con respecto a la Seguridad Social, los administradores podrán darse de baja de la Seguridad Social en el régimen RETA, siempre y cuando no realicen ninguna otra actividad.
Con respecto al Registro Mercantil, la sociedad seguirá obligada a realizar todos los trámites y todas las exigencias como si tuviera actividad. Por ejemplo hay obligación de llevar contabilidad, legalización de libros, y por supuesto existe obligación de formular Cuentas Anuales por parte de los administradores, y la Junta General de socios debe aprobarlas. Y muy importante, deben depositarse las Cuentas Anuales en el Registro Mercantil.
La inactividad no exime de la obligación que impone el Texto Refundido de la Ley de Sociedades de Capital (LSC) que en su artículo 279.1 indica lo siguiente:
“Dentro del mes siguiente a la aprobación de las cuentas anuales, los administradores de la sociedad presentarán, para su depósito en el Registro Mercantil del domicilio social, certificación de los acuerdos de la junta de socios de aprobación de dichas cuentas, debidamente firmadas, y de aplicación del resultado, así como, en su caso, de las cuentas consolidadas, a la que se adjuntará un ejemplar de cada una de ellas. Los administradores presentarán también, el informe de gestión, si fuera obligatorio, y el informe del auditor, cuando la sociedad esté obligada a auditoría por una disposición legal o ésta se hubiera acordado a petición de la minoría o de forma voluntaria y se hubiese inscrito el nombramiento de auditor en el Registro Mercantil.”.
Tampoco exime la inactividad del cumplimiento del artículo 282.1 de la LSC, que indica:
“El incumplimiento por el órgano de administración de la obligación de depositar, dentro del plazo establecido, los documentos a que se refiere este capítulo dará lugar a que no se inscriba en el Registro Mercantil documento alguno referido a la sociedad mientras el incumplimiento persista.”. En el apartado 2 del mismo artículo se relacionan algunas excepciones, como los relativos al cese o dimisión de administradores, gerentes, directores generales o liquidadores, y a la revocación o renuncia de poderes, así como a la disolución de la sociedad y nombramiento de liquidadores y a los asientos ordenados por la autoridad judicial o administrativa.
Y lo más importante, en el caso de incumplimiento de la obligación de depósito, y la inactividad no es motivo para que se incumpla, se aplicará el artículo 283 del LSC, en el que se indica:
“1. El incumplimiento por el órgano de administración de la obligación de depositar, dentro del plazo establecido, los documentos a que se refiere este capítulo, también dará lugar a la imposición a la sociedad de una multa por importe de 1.200 a 60.000 euros por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, previa instrucción de expediente conforme al procedimiento establecido reglamentariamente, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
Cuando la sociedad o, en su caso, el grupo de sociedades tenga un volumen de facturación anual superior a 6.000.000 euros el límite de la multa para cada año de retraso se elevará a 300.000 euros.
2. La sanción a imponer se determinará atendiendo a la dimensión de la sociedad, en función del importe total de las partidas del activo y de su cifra de ventas, referidos ambos datos al último ejercicio declarado a la Administración tributaria. Estos datos deberán ser facilitados al instructor por la sociedad; su incumplimiento se considerará a los efectos de la determinación de la sanción. En el supuesto de no disponer de dichos datos, la cuantía de la sanción se fijará de acuerdo con su cifra de capital social, que a tal efecto se solicitará del Registro Mercantil correspondiente.
3. En el supuesto de que los documentos a que se refiere este capítulo hubiesen sido depositados con anterioridad a la iniciación del procedimiento sancionador, la sanción se impondrá en su grado mínimo y reducida en un cincuenta por ciento.
4. Las infracciones a que se refiere este artículo prescribirán a los tres años.”.
A este respecto al finalizar cada año, según el artículo 371 del Reglamento del Registro Mercantil, , los Registradores Mercantiles tienen la obligación de enviar a la Dirección General de los Registros y del Notariado y esta, a su vez, al ICAC, una relación de todos los incumplimientos
De este modo el ICAC tiene conocimiento cada año de las sociedades que no han cumplido. Que hasta ahora no haya actuado, no significa que no pueda ni deba hacerlo, pues está dentro de sus competencias.
Finalmente, en el artículo 363 de la Ley de Sociedades de capital, se indican las causas de disolución de la sociedad, y en el punto 1, se dice:
“1. La sociedad de capital deberá disolverse:
a) Por el cese en el ejercicio de la actividad o actividades que constituyan el objeto social. En particular, se entenderá que se ha producido el cese tras un período de inactividad superior a un año.
…….”
Por lo tanto, mucho cuidado con ésto, ya que si transcurre más de un año y la sociedad está inactiva, es causa de disolución, por lo que es responsabilidad de los administradores en el plazo de dos meses convocar la Junta General para tomar las medidas oportunas. De no ser así, se responsabilizarán sobre las deudas contraídas desde ese momento por la sociedad.
En consecuencia, cierto es que resulta más económico y menos costoso dejar la sociedad inactiva y no proceder a su disolución, que tiene mayores costes y trámites como por ejemplo: acta con el acuerdo de disolución, confección del inventario, operaciones de liquidación, escritura de extinción, inscripción en el Registro Mercantil, ponerlo en conocimiento de la AET, y liquidación del Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados (Operaciones Societarias), modelo 600, baja censal, etc, pero mucho cuidado con la inactividad, no es conveniente mantener esta situación a largo plazo.
La inactividad está pensada de forma coyuntural durante un periodo de un año, pero no para más tiempo. Sin embargo no es esto lo que en la práctica se realiza, no obstante hay que saber los problemas y responsabilidades que puede tener.
También comentar que si cuando se aprueba la inactividad, la sociedad tuviera alguna deuda con la administración (AEAT, Seguridad Social, etc.), y no las pagara, se deriva esta responsabilidad a los administradores. En este sentido se manifiesta el 43.1 b) de la Ley General Tributaria, que indica:
" 1. Serán responsables subsidiarios de la deuda tributaria las siguientes personas o entidades……….
b) Los administradores de hecho o de derecho de aquellas personas jurídicas que hayan cesado en sus actividades, por las obligaciones tributarias devengadas de éstas que se encuentren pendientes en el momento del cese, siempre que no hubieran hecho lo necesario para su pago o hubieren adoptado acuerdos o tomado medidas causantes del impago."
Un saludo cordial.
Gregorio Labatut Serer
