traducido por Federico Dilla
How to Make a scorecard in Excel
Have under control all activities performed in an online business can seem impossible mission: purchasing, sales, logistics, administration, customer ... Fortunately internet provides us many tools that help us to some extent, monitoring and control everything that happens in our business.
by Jose Antonio Lujan - 28/06/2016 - 10: 50h
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However, to have a tool to measure our results, without having a target on the horizon, it can lead to a state of uncertainty in the progress of our company.
In 1992, two American economists, Robert Kaplan and David Norton developed the first Balanced Scorecard (CMI), a business management tool that measures a company's activities from vision and long-term strategy of the same . Thus, business managers provided an overview of strategy and development of the company.
Therefore, a CMI is a prerequisite for the strategic management of your business based on the definition of objectives, indicators and strategic initiatives tool. It is able to measure the evolution of all online activities of a company, in addition to controlling the evolution of the results of the targets set by control indicators.
To capture all of these results will need to know how to make a balanced scorecard in Excel. Through this type of templates we can visualize the results and KPIs from different departments in a company such as marketing, sales, HR, IT, among others.
The 7 essential points in a Balanced Scorecard in Excel
Before starting the construction of a CMI it is necessary to collect all the information at a strategic level that will serve as inputs for the construction of the scorecard. It will also help to start preparing a check-list of strategic information sources.
To start our Excel WCC guide we have established seven points:
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1. Board
The Board, or Dashboard, globally shows our strategic vision through four axes or perspectives:
Customer relations: This perspective identifies and assesses the opinions and needs of the client, such as satisfaction, the rate of return or profitability, in order to provide a greater supply line with their preferences.
Financial: This perspective is controlled from the highest levels, since it is related to business and profit figures, risk, sales growth, gross / net margin, etc., meets the needs of the shareholder.
Internal Processes: Identifies strategic objectives and metrics of the organization and production. Determines their value propositions and competitive advantages to align key activities and processes that generate quality.
Learning and Growth: Refers to the capacity for growth and adaptation that can lead an organization through the development of its human resources.
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2. Establish goals
In this first point, we must define the strategic from each of the perspectives (Financial, Internal Processes, Learning and Growth, and Customer) objectives.
The most common objectives analyzed from different perspectives can be: Customer relationship, the total number of customers (participants and acquiring new customers), which are measured by indicators such as market share and the percentage of revenue from new customers; customer satisfaction through surveys, complaints or suggestions rates, response times, etc .; the customer loyalty through indicators such as the index of purchase frequency, average retention time user, etc. and, finally, reducing delivery times measurable over time to invest in it.
strategic objectives
Financial: creating value through indicators, the sustainability of that value at a future time, growth rates individually along with the sector globally, turnover, profitability measured by indicators, costs, financial structure and, finally, liquidity.
Internal processes: Reduced production costs, individual production costs, improving processes and the total number of them, process performance, total number of defects, total cycle times, among others.
Learning and Growth: Talent, skills, know-how and skills, which are measured by indicators such as recruitment and training of staff; information capital: creating value, building the strategy, objectives, time and cost of this process; organizational capital: leadership, culture and teamwork.
3. Actions and observations.
In this section we list, as a check-list, all actions required to achieve each objective and from every perspective. For every action we allocate all resources involved to achieve them and the breakdown of tasks for each action.
Among the actions must take into account a number of factors that directly influence their achievement. It may be the case for achieving concrete action has to invest a sum of money or a necessary successfully achieve a prior action.
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4. Metrics
This sheet will be the basis of all the data from the different analytical tools (Analytics, ERPs, CRMs). It will show the evolution of our business, quantitatively comparing the targets with the results. In this section we will have different KPIs and graphs that allow us to know at all times whether or not we are diverting our goals.
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5. Target Audience or we headed
We set each perspective according to each action, and every action will be directed to a objetivodeterminado public. Environment that audience, there are set properly the actions, taking into account a number of characteristics such as sex, age, geographic location, tastes and preferences, needs, problems, among others.
6. Schedule
The schedule of our CMI represents, in time, our actions, so that, quickly identify dependent actions or milestones to be met for achieving the overall objectives.
The schedule, in addition to identifying the execution times of activities, also identifies the resources involved in each activity.
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7. Responsible
Every action must be assigned a responsible person who will be responsible for driving and achieving the objectives. Usually usually responsible for each department, specialized people with a high degree of commitment and results orientation.
In conclusion, these seven points will guide you to keep under control the performance of your company's activities, noting all irregularities of your goals and strategies in your CMI and correct them in time.
Sin embargo, disponer de una herramienta que mida nuestros resultados, sin tener un objetivo en el horizonte, puede llevarnos a un estado de incertidumbre del progreso de nuestra compañía.
En 1992, dos economistas norteamericanos, Robert Kaplan y David Norton, desarrollaron el primer Cuadro de Mando Integral (CMI), una herramienta de gestión empresarial que mide las actividades de una compañía a partir de la visión y la estrategia a largo plazo de la misma. De este modo, se proporciona a los gestores empresariales una visión global sobre estrategia y evolución de la compañía.
Por tanto, un CMI es una herramienta indispensable para la gestión estratégica de tu negocio basada en la definición de objetivos, indicadores e iniciativas estratégicas. Es capaz de medir la evolución de todas las actividades de una empresa online, además de controlar la evolución de los resultados de los objetivos fijados mediante indicadores de control.
Para plasmar todos estos resultados será necesario saber cómo hacer un cuadro de mando integral en Excel. A través de este tipo de plantillas podemos visualizar los resultados y KPIs de los distintos departamentos que conforman una empresa como marketing, ventas, Recursos Humanos, IT, entre otros.
Los 7 puntos imprescindibles en un Cuadro de Mando Integral en Excel
Antes de iniciar la construcción de un CMI es necesario recopilar toda la información a nivel estratégico que servirá como insumos para la construcción del cuadro de mando. También nos ayudará a empezar el preparar una Check-list de las fuentes de información estratégica.
Para iniciar nuestro CMI en Excel hemos establecido 7 puntos guía:
Para iniciar nuestro CMI en Excel hemos establecido 7 puntos guía:
1. Board
El Board, o Dashboard, muestra de forma global nuestra visión estratégica a través de cuatro ejes o perspectivas:
- Relación con el cliente: Esta perspectiva identifica y evalúa la opinión y necesidades del cliente, como la satisfacción, la tasa de retorno o la rentabilidad, con el fin de ofrecer una mayor oferta alineada con sus preferencias.
- Financiera: Esta perspectiva se controla desde los niveles más altos, ya que, está relacionada con las cifras de negocio como ganancias, riesgo, crecimiento en ventas, margen bruto/neto, etc., responde a las necesidades del accionista.
- Procesos Internos: Identifica los objetivos y métricas estratégicas de la organización y la producción. Determina sus propuestas de valor y ventajas competitivas para alinear las actividades y los procesos clave que generan la calidad.
- Aprendizaje y crecimiento: Se refiere a la capacidad de crecimiento y adaptación que puede generar una organización a través del desarrollo de sus recursos humanos.
2. Establecer los objetivos
En este primer punto, debemos definir los objetivos estratégicos desde cada una de las perspectivas (Financiera, Procesos internos, Aprendizaje y Crecimiento y de Cliente).
Los objetivos más usuales que analizamos desde las diferentes perspectivas pueden ser los siguientes: Relación con el cliente, el número total de clientes (participantes y adquisición de nuevos clientes), los cuales, se miden a través de indicadores como la cuota de mercado y el porcentaje de ingresos de nuevos clientes; la satisfacción del cliente mediante encuestas, porcentajes de quejas o sugerencias, tiempos de respuesta, etc.; la fidelidad de los clientes mediante indicadores como el índice de frecuencia de compra, tiempo medio de retención del usuario, etc. y, por último, la reducción de plazos de entrega medibles a través del tiempo que inviertan en ello.
Objetivos estratégicos
- Financiera: la creación de valor a través de indicadores, la sostenibilidad de ese valor en un tiempo futuro, tasas de crecimiento a nivel individual junto con las del sector a nivel global, la cifra de negocio, la rentabilidad medida con indicadores, los costes, estructura financiera y, por último, la liquidez.
- Procesos Internos: Reducción de costes de producción, costes individuales de producción, la mejora de los procesos y el número total de ellos, rendimiento en el proceso, cifra total de defectos, tiempos totales del ciclo, entre otros.
- Aprendizaje y Crecimiento: Talento, habilidades, Know-how y competencias, los cuáles se miden a través de indicadores como de selección y formación del personal; el capital de información: creación de valor, construcción de la estrategia, objetivos de tiempo y costes de este proceso; el capital organizativo: liderazgo, cultura y trabajo en equipo.
3. Acciones y Observaciones.
En esta sección listamos, a modo de check-list, todas las acciones a realizar para lograr cada objetivo y desde cada perspectiva. Para cada acción deberemos asignar todos los recursos implicados para la consecución de los mismos así como el desglose de tareas de cada acción.
Dentro de las acciones hay que tener en cuenta una serie de factores que influyen directamente sobre su logro. Puede darse el caso de que para la consecución de una acción concreta haya que invertir una cantidad económica o que un sea necesario alcanzar con éxito una acción previa.
4. Métricas
Esa hoja será la base de todos los datos extraídos de las diferentes herramientas analíticas (Analytics, ERPs, CRMs). Mostrará la evolución de nuestro negocio, de forma cuantitativa, comparando los objetivos marcados con los resultados obtenidos. En esta sección dispondremos de los diferentes KPIs y gráficos que nos permitirán conocer en todo momento si nos estamos desviando o no de nuestros objetivos.
5. Target o Público al que nos dirigimos
Establecemos cada perspectiva acorde a cada acción, y cada acción irá dirigida a un público objetivodeterminado. Entorno a ese público, hay fijar de manera adecuada las acciones, teniendo en cuenta una serie de características como: sexo, edad, localización geográfica, gustos y preferencias, necesidades, problemas, entre otros.
6. CronogramaEl cronograma de nuestro CMI representa, en el tiempo, nuestras acciones, de forma que, identifiquemos de forma rápida acciones dependientes o hitos a cumplir para el logro de los objetivos generales.
El cronograma, además de identificar los tiempos de ejecución de las actividades, identifica también los recursos implicados en cada actividad.
7. Responsable
Cada acción debe tener asignada una persona responsable que se encargará de conducir y lograr los objetivos marcados. Habitualmente suelen ser los responsables de cada departamento, personas especializadas con un alto grado de compromiso y orientación a resultados.
En conclusión, estos siete puntos te servirán de guía para tener bajo control el rendimiento de las actividades de tu compañía, anotando todas las irregularidades de tus objetivos y estrategias en tu CMI y corregirlos a tiempo.
