traducido por Federico Dilla
How to prepare an international trading for export?
By Daniel Manzano
Professional in International Business from the University of Medellin with experience in foreign trade processes and business creation. Besides that, I am a consultant in the area of international entrepreneur and author of the book business "Interest rates for making investment decisions."
In order to speed up trade negotiations with a client or international suppliers the importer or exporter must know the elements and concepts that takes adequate international prices thus ensuring a good start of the business relationship.
As English is the business language par excellence, it is a requirement for an importer or exporter to know the translation of these concepts or origin of English.
So what should contain an international contribution to expedite the start of trade negotiations?
1. Company information (Company Information)
It is the general presentation of what makes the exporting company and what is the objective of the business relationship.
2. Product information (Product Information - Product Features)
It is the general product information to negotiate as their technical characteristics. This description must be accompanied by images and data sheets (Datasheet) when necessary.
3. Packaging and Packing (Packing)
It is the description of packing and packaging options available for the product. For example, beer can be packaged in aluminum cans of 330ml or 500ml glass containers, and in turn, packed in cardboard boxes or baskets, palletized and container. At this point it should be noted accurately measures the charging unit, its weight and volume, and how many units can be placed in a container of 20 or 40 feet. All this information will be relevant to the calculation of freight and preliquidaciones providing for international customer.
4. Minimum order quantity (Minimum Order Quantity - MOQ)
The minimum order quantity MOQ is commonly known as the minimum amount of product that delivers an international supplier or exporter. This depends on many factors such as the availability of product inventory, product customization or just trading conditions.
5. International Trade Terms (Incoterms)
The Incoterms are legal terms used to regulate the business relationship between a buyer and seller. These regulate the conditions of delivery of the goods and the distribution of risks, costs and procedures of the international operation. The Incoterms directly affect the price trading so should be indicated in the international price along with the point of delivery of the goods. For example, an exporter can quote a ton of their product as well; TON FOB USD $ 1250 SANTOS, ie, the price per ton of product placed on the ship in port (source) of Santos is $ 1250.
6. Port or airport office (Port / Airport of dispatch)
According to the INCOTERM it negotiated the goods generally can be shipped from a port or airport. This data is useful for the international customer quote with freight freight to the port of destination.
7. Price (Price)
The price must be expressed as the Incoterm to negotiate, however, generally listed on FOB, CIF, FCA and EXW.
8. Conditions of samples (Sample Conditions)
The evaluation of a product involves sending samples so it is important to indicate the same price and delivery terms.
9. Terms of payment (Payment Terms)
In the international price must indicate the means of payment accepted for operation as are credit cards and electronic transfers. In addition it should be expressed not financing or operation and prepayments. For example, an exporter may request payment by LC (Letter of Credit) or T / T (Telegraphic Transfer), and 30% in advance and 70% by presenting the shipping documents.
10. preparation and dispatch time (Leadtime)
The Leadtime is the time it takes for the international supplier or exporter in producing the goods and ship it. It should be considered for logistics planning time delivery and receipt of the goods at destination as well as for processing international payments.
11. tariff subheading (HS Code)
It must be provided at least subheading of the country of origin of the goods for the international customer or importer locate subheading in the country of destination and can find customs to pay taxes and entry requirements product to your country.
Finally I present a checklist to verify that the international price count with timely information on the operation offered.
Company Information
Product Information
Packing
MOQ
Incoterms
Port / Airport of dispatch
Price
samples Conditions
Payment Terms
leadtime
HS Code.
If you as exporter submits a quote with all this information will generate a good impression on your client and ensure the smooth start of the business relationship to supply timely information for calculations and analysis made by an importer.
¿Cómo preparar una cotización internacional para exportar?
Por Daniel Manzano
Profesional en Negocios Internacionales de la Universidad de Medellín con experiencia en procesos de comercio exterior y de creación de negocios. Además de ello soy consultor en el área de negocios internacionales, emprendedor y coautor del libro "Tasas de interés para la toma de decisiones de inversión."
Con el fin de agilizar las negociaciones comerciales con un cliente o proveedor internacional el importador o exportador debe conocer los elementos y conceptos que lleva una adecuada cotización internacional garantizando así un buen inicio de la relación comercial.
Como el inglés es el idioma de negocios por excelencia, es requisito para un importador o exportador conocer la traducción de estos conceptos o su origen del inglés.
Entonces, ¿Qué debe contener una cotización internacional para agilizar el inicio de las negociaciones comerciales?
1. Información de la empresa (Company Information)
Es la presentación general de lo que hace la compañía exportadora y cuál es el objetivo de la relación comercial.
2. Información del producto (Product Information – Product Features)
Es la información general del producto a negociar al igual que sus características técnicas. Esta descripción debe ir acompañada de imágenes y fichas de datos (Datasheet) cuando es necesario.
3. Empaque y embalaje (Packing)
Es la descripción de las opciones de empaque y embalaje disponibles para el producto. Por ejemplo, la cerveza puede ser empacada en latas de aluminio de 330ml o envases de vidrio de 500ml, y a su vez, embaladas en cajas de cartón o canastas, en estibas y en contenedores. En este punto se debe indicar con precisión las medidas de la unidad de carga, su peso y volumen, y cuántas unidades se pueden ubicar en un contenedor de 20 o 40 pies. Toda esta información será relevante para el cálculo de fletes y preliquidaciones que realice el cliente internacional.
4. Cantidad mínima de pedido (Minimum Order Quantity – MOQ)
La cantidad mínima de pedido comúnmente conocida como MOQ es la mínima cantidad de producto que despacha un proveedor internacional o exportador. Esto depende de muchos factores como la disponibilidad del producto en inventario, la personalización del producto o simplemente condiciones comerciales.
5. Términos internacionales de comercio (Incoterms)
Los términos Incoterms son términos legales usados para regular la relación comercial entre un comprador y vendedor. Estos regulan las condiciones de entrega de la mercancía y la distribución de los riesgos, costos y trámites de la operación internacional. Los términos Incoterms afectan directamente el precio a cotizar por lo cual se deben indicar en la cotización internacional junto con el punto de entrega de la mercancía. Por ejemplo, un exportador puede cotizar una tonelada de su producto así; USD$1250 TON FOB SANTOS, es decir, el precio de la tonelada del producto puesto en el buque en el puerto (De origen) de Santos es de USD$1250.
6. Puerto o aeropuerto de despacho (Port/Airport of dispatch)
Según el INCOTERM negociado la mercancía generalmente puede ser despachada desde un puerto o aeropuerto. Este dato es útil para que el cliente internacional cotice con su agente de carga el flete al puerto de destino.
7. Precio (Price)
El precio se debe expresar según el Incoterm a negociar, sin embargo, generalmente se cotiza en FOB, CIF, FCA y EXW.
8. Condiciones de muestras (Sample Conditions)
La evaluación de un producto implica el envío de muestras por lo cual es importante indicar el precio de las mismas y condiciones de entrega.
9. Términos de pago (Payment Terms)
En la cotización internacional se deben señalar los medios de pago aceptados para la operación como los son las cartas de crédito y las transferencias electrónicas. Además de ello se debe expresar la financiación o no de la operación y los pagos por adelantado. Por ejemplo, un exportador puede solicitar pago por medio de LC (Letter of credit) o T/T (Telegraphic Transfer), y un 30% por adelantado y el restante 70% al presentar los documentos de embarque.
10. Tiempo de elaboración y despacho (Leadtime)
El Leadtime es el tiempo que tarda el proveedor internacional o exportador en producir la mercancía y embarcarla. Se debe tener en cuenta para una planeación logística de tiempos de entrega y recepción de la mercancía en destino al igual que para el trámite de los pagos internacionales.
11. Subpartida arancelaria (HS Code)
Se debe suministrar al menos la subpartida arancelaria del país de origen de la mercancía para que el cliente internacional o importador ubique la subpartida en el país de destino y pueda hallar los tributos aduaneros a pagar y los requisitos de entrada del producto a su país.
Para finalizar les presento una lista de chequeo para verificar que la cotización internacional cuente con una oportuna información sobre la operación ofrecida.
- Company Information
- Product Information
- Packing
- MOQ
- Incoterms
- Port/Airport of dispatch
- Price
- Samples Conditions
- Payment Terms
- Leadtime
- HS Code.
Si usted como exportador presenta una cotización con toda esta información generará una buena impresión en su cliente y garantizará el buen inicio de la relación comercial al suministrarle información oportuna para los cálculos y análisis que realiza un importador.
