traducido por Federico Dilla
What should contain an international sales contract?
By Victor Mondragon
Adviser export market analyst and trainer on foreign trade. Consultant of the Peruvian Chamber of Foreign Trade. Founder and editor of the Journal of the Exporter.
It is difficult to quote a standard contract that can be applied to all export agreements; however, it is important to consider certain minimum requirements or general conditions, which are useful for the preparation of any contract. Below I detail the conditions that can serve as reference for export contracts:
Name and address of the parties.
Product standards and characteristics. The export contract must explicitly specify the name of the product and its technical standards sizes in the product standards and national and international characteristics, its tariff position, special requirements of the buyer, characteristics of the samples, packaging, packing, is provided etc. .
Quantity. The amount should be written in numbers and letters specifying whether it is units, weight or volume. When the quantity of the products mentioned by weight or volume, shall state the unit in question. For example: tons, kilograms, etc.
Packaging, labeling and markings. The requirements for packaging, labeling and brands vary when exported and must be clearly described in the contract. Also if the goods will be unitized. Example: pallets, containers, etc.
total contract value. The total value of the contract must be mentioned in letters and numbers, as well as the currency and the country to which it refers.
Delivery conditions. The contract price must be directly related to trade a term stipulating the terms of delivery (preferably in accordance with the terms Incoterms 2010).
Discounts and commissions. The contract shall also stipulate how much the discount or commission rises, and who should pay whom. The basis for calculating the commission and the percentage should be mentioned clearly. Discounts and / or commissions may or may not included in the price of exports, as jointly decided by the exporter and importer.
Taxes, fees and charges. According to the terms of delivery it is understood that the price set by the seller includes taxes, duties and fees relating to the export of goods. Similarly, any importing country rates are paid by the buyer.
Places. Although the term Incoterms specifically indicates one place, it is appropriate to specify the place of dispatch and the place of delivery and if possible by the carrier, the embarkation point, landing point and destination must indicate the place of taking in charge of the goods.
Delivery periods or shipping. The dates of delivery or shipping must be mentioned, if possible specifically or either from 1) the date of the contract, 2 °) the date of notification of the issuance of an irrevocable letter of credit or 3rd) of the date of receipt of the grant of the import license by the seller. Also, it indicates the deadline for the submission of documents from the date of shipment.
Partial / transshipment / group shipping shipping. The contract should explicitly state whether the parties to the contract have agreed on a partial shipment or transshipment, as well as the transshipment point and eventually the number of partial shipments agreed. When it is intended to send the goods under the regime of "export consignment grouping", this will be mentioned in the contract.
Special Conditions of Carriage. While the term agreed upon trade, may be related to the means of transport, this term of trade should not be confused with the conditions of the contract of transportation, must be specified in the contract any special conditions that is required Eg .: If the freight It includes unloading costs.
Special Conditions of Insurance. According to the terms of trade and transport Similarly, the contract must clearly state the conditions of insurance of the goods against loss, damage or destruction that may occur during transport. The contract must mention the risk coverage, its impact, the currency of insurance, the insured amount, etc.
Documents. In the case of other documents other than the commercial invoice, transport document or insurance document it must be stipulated in the contract documents are needed and who should issue these documents with their specifications.
Inspection. Although many products are subject to inspection before shipment by designated agencies, foreign buyers may provide their own conditions and type of inspection and demand that they make another company. The parties must clearly establish the nature and method of inspection as well as the agency responsible for the inspection of goods, if they differ from those provided for quality control and inspection standards before shipment, in these cases should be clarified in the contract who will assume these costs for additional inspections.
Licenses and permits. Obtaining a license for the importation of certain products in the buyer's country may be more difficult in some countries than in others, so that the parties to the contract must clearly state whether the export transaction requires or not an import license and who should apply.
Payment conditions. Indicate whether the payment is anticipated, cash or credit, and even for those cases of "cash" payment will be made if the shipment or upon presentation of documents either in the country of the exporter or importer. A single contract can stipulate different payment percentages by dividing the transaction.
Payment Systems. According to the payment terms are agreed, must be specified, or means of payment to be used, either direct payment, collection or letter of credit, clarifying the mode of these is, transfer, money order, bank check, cash, collection versus payment against acceptance and payment collection, irrevocable letter of credit or confirmed irrevocable, transferable sight payment, deferred payment, acceptance or negotiation of drafts or bills of exchange, etc. It is recommended that the exporter preferably negotiate payment by irrevocable and confirmed letter of credit.
Warranty. If they were required contractual guarantees must stipulate the type and expiry date thereof.
Breach of contract for reasons of "force majeure". The parties to the contract must define certain circumstances in which they are released from their responsibilities in the contract. These provisions, called "force majeure", are intended to define the measures to be taken in the event of default by insurmountable circumstances arising after the signing of the contract.
Delivery delays or payment. The contract will define the amount that is paid to the buyer by way of damages in case of delay in delivery for reasons other than force majeure or failure of third parties. It will also define the interest shall be paid to the seller for the late payment for reasons other than force majeure or failure of third parties.
Resources. It is desirable to include a possibility of resources in the contract, if certain parts of it are breached. These resources should correspond to the mandatory provisions applicable to the jurisdiction of the contract.
Arbitration. The contract will also include an arbitration provision, for quick and amicable settlement of differences or disputes that may arise between the parties.
Language. If possible you must specify the language of the contract will prevail in case of differences between the parties.
Jurisdiction. The contract should specify the jurisdiction for which it is governed and must stipulate the national law applicable to the contract
Signature of the parties. It should be noted that in many cases the international sales contract is agreed by sending an offer and acceptance of it, exchanges made by the media in which it is not always possible to be signed or that can authenticate the signature, so the parties should take into account the total amount of the transaction and whether it is necessary that this agreement is formalized by signing a contract both parties.
¿Qué debe contener un contrato de compraventa internacional?
Por Víctor Mondragón
Asesor de exportación, analista de mercados y formador en temas de comercio exterior. Consultor de la Cámara Peruana de Comercio Exterior. Fundador y editor del Diario del Exportador.
Es difícil citar un contrato tipo que se pueda aplicar a todos los acuerdos de exportación; no obstante, es importante considerar ciertas disposiciones mínimas o condiciones generales, que son útiles para la elaboración de cualquier contrato. A continuación detallo las condiciones que pueden servir de referencia para los contratos de exportación:
Nombre y dirección de las partes.
Producto, normas y características. El contrato de exportación debe especificar explícitamente el nombre del producto y sus normas técnicas, tamaños en que se provee el producto, normas y características nacionales e internacionales, su posición arancelaria, requisitos especiales del comprador, características de las muestras, envase, embalaje, etc.
Cantidad. La cantidad debe redactarse en cifras y letras especificando si se trata de unidades, peso o volumen. Cuando la cantidad de los productos se mencione por peso o volumen, deberá mencionarse la unidad de que se trata. Por ejemplo: toneladas, kilogramos, etc.
Embalaje, etiquetado y marcas. Los requisitos referentes a embalaje, etiquetado y a las marcas varían cuando se exporta y se deberá describir claramente en el contrato. Asimismo si la mercancía estará unitarizada. Ejemplo: en pallets, contenedores, etc.
Valor total del contrato. El valor total del contrato debe mencionarse en letras y números, así como la moneda utilizada y el país al que hace referencia.
Condiciones de entrega. El precio del contrato debe estar relacionado directamente con un término de comercio que estipule las condiciones de entrega (preferentemente de conformidad con los términos Incoterms 2010).
Descuentos y comisiones. El contrato deberá estipular también a cuánto se eleva el descuento o comisión, quién debe pagarlas y a quien. La base del cálculo de la comisión y el porcentaje también deben mencionarse claramente. Los descuentos y/o comisiones pueden estar o no incluidos en el precio de las exportaciones, según lo decidan conjuntamente el exportador y el importador.
Impuestos, aranceles y tasas. De acuerdo a las condiciones de entrega se entiende que el precio establecido por el vendedor incluye impuestos, aranceles y tasas relativas a la exportación de la mercancía. De igual manera, las eventuales tasas del país importador corren a cargo del comprador.
Lugares. Aunque el término Incoterms indica específicamente un solo lugar, es conveniente especificar el lugar de despacho y el lugar de entrega y de ser posible debe indicarse el lugar de toma a cargo por el transportista, el punto de embarque, el punto de desembarque y el destino de la mercancía.
Períodos de entrega o de envío. Las fechas de la entrega o de envío deberán mencionarse, en lo posible específicamente o ya sea a partir de 1°) la fecha del contrato, 2°) la fecha de notificación de la emisión de una carta de crédito irrevocable o 3°) de la fecha de recepción del anuncio de la concesión de la licencia de importación por el vendedor. Asimismo, debe indicarse la fecha tope para la presentación de los documentos a partir de la fecha de embarque.
Envío parcial / trasbordo / agrupación del envío. El contrato debe estipular explícitamente si las partes en el contrato han acordado un envío parcial o un trasbordo, así como el punto de trasbordo y eventualmente el número de envíos parciales concertados. Cuando se prevea enviar los bienes bajo régimen de “agrupación de envío de exportación”, éste se mencionará en el contrato.
Condiciones especiales de Transporte. Si bien el término de comercio acordado, puede estar relacionado con el medio de transporte, este término de comercio no debe confundirse con las condiciones de la contratación del transporte, debiendo especificarse en el contrato cualquier condición especial que sea requerida Ej.: Si el flete incluye los gastos de descarga.
Condiciones especiales de Seguros. De acuerdo al término de comercio y en forma similar al transporte, el contrato debe estipular claramente las condiciones del seguro de la mercancía contra las pérdidas, desperfectos o destrucción que puedan ocurrir durante el transporte. El contrato debe mencionar la cobertura de riesgos, su incidencia, la moneda del seguro, la suma asegurada, etc.
Documentos. Cuando se trate de otros documentos distintos a la factura comercial, al documento de transporte o al documento de seguro, debe estipularse en el contrato que otros documentos son necesarios y quien debe emitir estos documentos con sus especificaciones.
Inspección. Aunque muchos productos están sometidos a inspecciones antes de la expedición por agencias designadas, los compradores extranjeros pueden estipular sus propias condiciones y tipo de inspección y exigir que lo efectúe otra empresa. Las partes deben establecer claramente la naturaleza y método de inspección, así como la agencia encargada de efectuar la inspección de los bienes, cuando difieran de los previstos en el control de calidad y las normas de inspección antes de la expedición, en estos casos debe aclararse en el contrato quien asumirá estos costos por inspecciones adicionales.
Licencias y permisos. La obtención de una licencia para la internación de ciertos productos en el país del comprador puede ser más difícil en algunos países que en otros, por lo que las partes en el contrato deben declarar claramente si la transacción de exportación requiere o no una licencia de importación y quien debe solicitarla.
Condiciones de pago. Debe indicarse si el pago es anticipado, al contado o al crédito, e incluso para aquellos casos de “al contado” si el pago se realizara al embarque o contra presentación de documentos ya sea en el país del exportador o del importador. Un solo contrato puede estipular diferentes condiciones de pago dividiendo en porcentajes la transacción.
Medios de Pago. De acuerdo a las condiciones de pago pactadas, debe especificarse el o los medios de pago a utilizar, ya sea pago directo, cobranza o carta de crédito, aclarando la modalidad de estos o sea transferencia, orden de pago, cheque bancario, efectivo, cobranza contra pago, cobranza contra aceptación y pago, carta de crédito irrevocable o irrevocable y confirmada, transferible, de pago a la vista, de pago diferido, aceptación o negociación de giros o letras de cambio, etc. Es recomendable que el exportador negocie preferentemente su pago mediante carta de crédito irrevocable y confirmado.
Garantía. Si fueran requeridas garantías contractuales, deben estipularse el tipo y la fecha de vencimiento de las mismas.
Incumplimiento de contrato por causas de “fuerza mayor”. Las partes en el contrato deben definir ciertas circunstancias en las cuales se las libera de las responsabilidades contraídas en el contrato. Dichas disposiciones, denominadas de “fuerza mayor”, tienen por objeto definir las medidas que cabe tomar en caso de incumplimiento por circunstancias insuperables acaecidas tras la firma del contrato.
Retrasos de entrega o pago. El contrato definirá la cuantía que se le abona al comprador a título de daños y perjuicios en caso de retraso en la entrega por razones ajenas a la fuerza mayor o por incumplimiento de terceros. Asimismo definirá el interés que se le abonara al vendedor por el retraso en el pago por razones ajenas a la fuerza mayor o por incumplimiento de terceros.
Recursos. Es conveniente incluir alguna posibilidad de recursos en el contrato, en caso de que se incumplan determinadas partes del mismo. Dichos recursos deberían corresponder a las disposiciones obligatorias aplicables a la jurisdicción del contrato.
Arbitraje. El contrato incluirá también una disposición de arbitraje, para la resolución rápida y amistosa de diferencias o contenciosos que puedan surgir entre las partes.
Idioma. Si es posible debe especificarse el idioma del contrato que prevalecerá en caso de diferencias entre las partes.
Jurisdicción. El contrato debe especificar la jurisdicción por la que se rige y debe estipular la ley nacional aplicable al contrato
Firma de las partes. Debe notarse que en muchos casos el contrato de compraventa internacional es pactado mediante el envío de una oferta y la aceptación de la misma, intercambios efectuados por medios de comunicación en los cuales no siempre es posible que estén firmados o que se pueda autenticar la firma, por lo que las partes deberán tener en cuenta el monto total de la transacción y si es necesario que se formalice este acuerdo mediante la firma de ambas partes en un contrato.
