traducido por Federico Dilla
Training budget. How can you approve without making changes?
Training budget.
How do you feel when your boss tells you to change again, the Annual Budget Training?
In this post, I want to share with you some keys to make you pass your training budget without having to make changes or modifications.
If you are directly responsible for training or management people management in your company, there are several annoying and unpleasant situations related to budget the money needed to carry out your annual training plan.
You esmeraste to the fullest, when drawing up the annual training plan and when you presented for the first time for approval, you realize that one of the first headings or items in the master budget is cut, it is precisely the training.
The causes of the cut can be diverse, little money to finance, lack of clarity in the implementation of the planned actions, distrust of training providers, actions that can not prove their worth, etc.
It's happened to almost all who have responsibility in this matter. I have worked in companies with guys budgets (less than 30 000.00 Cuban pesos a year) and powerful companies, with wide budgets, with more than 4 million dollars for the training.
In almost all (with honorable exceptions) I have found a constant, a paradox is repeated: human capital is the most important, proclaim loudly CEOs with whom I worked and suddenly, in the process of budgeting expenses for the year, one of the first items of expenditure analyzed ad nauseam and even cut is the training.
Those who do this are killing the commitment and development of its employees and in the end, sooner rather than later, be affected or diminished results of their companies.
Now, you wondered why that happens, why I changed both my budget figures? What I can do to not pass or at least to make changes and cuts are not so drastic?
In this post, I want to share with you some keys to make you pass your training budget without having to make changes or modifications.
Beforehand I will say that many of them were problems with crashed and then could turn into good practice. Some years passed before he could apply them all, but the results that threw, I was encouraged to continue to apply them and now share with you.
How can you pass the budget Training in your company without making changes?
Reflections and useful questions:
Define the direction of your company, how or how.
It seems obvious, but many forget this crucial step. There are many ways or ways to make a training budget.
The important thing is to choose one or a combination of several at the same time and negotiate with time, with the direction of your company. (And / or those in delegating responsibility, accountants, financial planners, etc.)
Main advantage: you know beforehand frame or ceilings that will move your budget and you yourself can make the necessary adjustments, before taking it to approval.
Examples: They could decide that the training budget will be based on:
A percentage of the total expenses of the Company.
A lower or higher percentage, the training budget executed during the previous year.
A historical average amount per trained worker.
Estimate costs only actions necessary training for key personnel. (In times of crisis)
Estimate the costs of training all actions necessary to carry out successfully the strategy of the company.
Make effective diagnosis of training needs.
Do you know how it will affect the strategic policy of your company to the training needs of your employees?
What diagnostic techniques are the most used and most effective ways to detect training needs in your company?
Can you incorporate other simpler, cheaper and participatory techniques?
Do they participate in the diagnosis, leaders at all levels, in conjunction with its partners and people management area?
Does the diagnosis covers all workers?
Be clear about how and who will manage and control the training budget.
Is full responsibility for the management area people?
Is full responsibility of managers and middle managers?
Is there shared responsibility between the area of people management and managers?
How do I justify it?
You understand and you can make others understand the differences between an expense and an investment, even if you follow budgeted as expenses?
Do you have sufficient evidence to demonstrate the impact of training activities last year and estimated for the current?
Do you have clear objectives of each program, each training action and you know to communicate effectively?
You have developed a training plan for the entire company, which includes plans for each area, prepared and negotiated with their employers or colleges?
You have defined the actions or programs and costs for each group of workers in specific or selected: keys, executives, managers, etc.?
What are the actions or training programs, which represent a greater impact on the fulfillment of the mission and vision of your company?
You have prepared an executive summary, where you expose the main data of interest or KPI's Training? (Costs per employee, hours or training activities per employee, hourly training costs, estimated labor productivity increases associated with training, etc.)
Can you demonstrate the levels of coordination that already have with training providers?
Expense items to consider
You have clear and well broken all cost elements that make up the training budget?
Does each item of expenditure training has real support?
Remember it is not the same to say, 30,000 pesos to train key workers, to 30,000 pesos to carry 200 shares and each share with an estimated cost associated with a supplier, shown on a simple Excel spreadsheet.
Nor, they need 1000 pesos to buy management books, which say they need to buy 50 books for 50 areas, with an estimated price of 20 pesos each.
In today's world, where uncertainty is a constant and cash flows are so tight, it is very difficult to make a training budget in a company and all of a sudden you approve, without modification or cuts.
However, I advise you not to give up the possibility of making a good training budget, without having to suffer so much, avoid duplications in the process and that truly serves the interests of your company and its involved.
Presupuesto de Capacitación. ¿Cómo lograr que te lo aprueben sin hacerle modificaciones?
¿Cómo te sientes, cuando tu jefe te dice que debes cambiar otra vez, el Presupuesto Anual de Capacitación?
En este Post, quiero compartir contigo, algunas claves para lograr que te aprueben tu Presupuesto de Capacitación, sin tener que hacerle cambios o modificaciones.
Si eres el responsable directo de la Capacitación o el directivo de gestión de personas en tu empresa, hay varias situaciones molestas y desagradables, relacionadas con presupuestar los montos de dinero necesarios, para llevar a cabo tu Plan Anual de Capacitación.
Te esmeraste al máximo, a la hora de confeccionar el plan anual de capacitación y cuando lo presentaste por primera vez para su aprobación, te das cuenta que uno de los primeros acápites o ítems del presupuesto maestro que se recortan, es precisamente el de Capacitación.
Las causas del recorte pueden ser diversas, poco dinero para financiarlo, poca claridad en la ejecución de las acciones previstas, desconfianza de los proveedores de capacitación, acciones que no pueden demostrar su valía, etc.
Nos ha pasado a casi todos los que tenemos responsabilidad con este asunto. He trabajado en empresas con presupuestos chicos (menos de 30 000.00 pesos cubanos al año) y en empresas poderosas, con presupuestos holgados, con más de 4 millones de dólares destinados a la Capacitación.
En casi todas (con honrosas excepciones) he comprobado una constante, una paradoja que se repite:el capital humano es el más importante, pregonan a viva voz los directores generales con los que he trabajado y de pronto, en el proceso de presupuestación de los gastos para el año, uno de los primeros elementos del gasto que analizan hasta la saciedad e incluso se recortan, es el de Capacitación.
Los que hacen esto, están matando el compromiso y el desarrollo de sus colaboradores y al final, más temprano que tarde, verán afectados o menguados los resultados de sus empresas.
Ahora, te has preguntado ¿por qué pasa eso, por qué me cambian tanto las cifras de mi presupuesto? ¿Qué puedo hacer para que no pase o por lo menos, para que los cambios y recortes no sean tan drásticos?
En este Post, quiero compartir contigo, algunas claves para lograr que te aprueben tu Presupuesto de Capacitación, sin tener que hacerle cambios o modificaciones.
De antemano te diré que muchas de ellas fueron problemas con los choqué y que después pudeconvertir en buenas prácticas. Pasaron algunos años, antes de poder aplicarlas todas, pero los resultados que arrojaron, me estimularon a seguir aplicándolas y ahora las comparto contigo.
¿Cómo lograr que te aprueben el presupuesto de Capacitación en tu Empresa sin hacerle cambios?
Reflexiones y preguntas útiles:
- Definir con la dirección de tu Empresa, la manera o forma de hacerlo.
Parece obvio, pero muchos olvidan este crucial paso. Existen muchas maneras o formas de hacer un presupuesto de capacitación.
Lo importante es escoger una o la combinación de varias a la misma vez y negociarlo con tiempo, con la dirección de tu empresa. (y/o con aquellas personas en que deleguen la responsabilidad, contadores, financieros, planificadores, etc.)
Principal Ventaja: Conoces previamente el marco o los límites máximos en que se moverá tu presupuesto y tú mismo podrás hacer los ajustes necesarios, antes de llevarlo a aprobación.
Ejemplos: Podrían decidir que el Presupuesto de Capacitación, será sobre la base de:
- Un porcentaje de los gastos totales de la Empresa.
- Un porcentaje inferior o superior, al presupuesto de capacitación ejecutado durante el año anterior.
- Un monto promedio histórico por trabajador capacitado.
- Estimar los costos solo de las acciones de capacitación necesarias para el personal clave. (en épocas de crisis)
- Estimar los costos de todas las acciones de capacitación necesarias, para llevar a cabo con éxito la estrategia de la empresa.
- Hacer un diagnóstico efectivo de necesidades de capacitación.
- ¿Conoces cómo afectará la política estratégica de tu empresa a las necesidades de capacitación de tus trabajadores?
- ¿Qué técnicas de diagnóstico son las más utilizadas y las más efectivas para detectar las necesidades de capacitación en tu empresa?
- ¿Puedes incorporar otras técnicas más sencillas, económicas y participativas?
- ¿Participan en el diagnóstico, jefes en todos los niveles, de conjunto con sus colaboradores y área de gestión de personas?
- ¿El diagnóstico abarca a todos los trabajadores?
- Tener claro cómo y quiénes gestionan y controlan el presupuesto de capacitación.
- ¿Es responsabilidad total del área de gestión de personas?
- ¿Es responsabilidad total de los directivos y mandos intermedios?
- ¿Existe responsabilidad compartida entre el área de gestión de personas y los directivos?
- ¿Cómo justificarlo?
- ¿Entiendes y puedes hacer entender a los demás, las diferencias entre un gasto y una inversión, aunque lo sigas presupuestando como gastos?
- ¿Tienes los elementos suficientes para demostrar los impactos de las acciones de capacitación del año anterior y los estimados para el actual?
- ¿Tienes claros los objetivos de cada programa, de cada acción de capacitación y lo sabes comunicar de forma efectiva?
- ¿Tienes elaborado un Plan de Capacitación para toda la Empresa, que incluye Planes en cada área, elaborados y negociados o colegiados con sus jefes?
- ¿Tienes definidas las acciones o programas y costos por cada grupo de trabajadores en específicos o seleccionados: claves, directivos, mandos medios, etc.?
- ¿Cuáles son las acciones o programas de capacitación, que suponen un mayor impacto en el cumplimiento de la misión y visión de tu empresa?
- ¿Tienes elaborado un resumen ejecutivo, donde expongas los principales datos de interés o KPI’s de Capacitación? (costos por trabajador, horas o acciones de capacitación por trabajador, costos por horas de capacitación, incrementos estimados en la productividad del trabajo asociado a la capacitación, etc.)
- ¿Puedes demostrar los niveles de coordinación que ya tienes con los proveedores de capacitación?
- Elementos de gastos a tener en cuenta
- ¿Tienes claros y bien desglosados todos los elementos de gastos que componen el Presupuesto de Capacitación?
- ¿Cada elemento del gasto de capacitación tiene un respaldo real?
Recuerda que no es lo mismo decir, 30 000 pesos para Capacitar a los trabajadores claves, que 30 000 pesos para ejecutar 200 acciones y cada acción con un costo asociado estimado y con un proveedor, mostrado en una simple hoja de Excel.
Como tampoco, que necesitan 1000 pesos para comprar libros de management, que decir que necesitan comprar 50 libros para 50 áreas, con un precio estimado de 20 pesos cada uno.
En el mundo actual, donde la incertidumbre es una constante y los flujos de caja son tan ajustados, es muy difícil hacer un Presupuesto de Capacitación en una empresa y que de golpe y porrazo te lo aprueben, sin hacerles modificaciones o recortes.
No obstante, te aconsejo que no renuncies a la posibilidad de hacer un buen Presupuesto de Capacitación, sin tener que sufrir tanto, evitar duplicidades en el proceso y que de verdad responda a los intereses de tu empresa y de sus implicados.
