Autora: Mª Consuelo Sánchez-Castro Díaz-Guerra
La frontera de los 545 días de Baja Médica: Análisis transversal de las obligaciones empresariales tras los 18 meses de baja
El tratamiento de la incapacidad temporal (IT) al alcanzar la barrera de los 545 días (18 meses) es uno de los escenarios más complejos en la gestión jurídico-laboral. No se trata solo de un hito cronológico, sino de un cambio sistémico en la relación jurídica entre empresa, trabajador y Seguridad Social. Este es un ámbito donde el rigor en la interpretación de la LGSS y el ET marca la diferencia entre una gestión ordinaria y una defensa jurídica de excelencia.
A continuación, analizamos pormenorizadamente los aspectos críticos de este tránsito.
1. Introducción
Superar los 365 días de baja sitúa al trabajador en la prórroga de IT. Sin embargo, al alcanzar los 545 días, la situación entra en una fase de "impasse" jurídico. La competencia exclusiva pasa al INSS y la empresa cesa en su obligación de pago delegado, aunque no siempre en sus obligaciones accesorias.
Ejemplo: Un trabajador con una patología lumbar severa agota los 18 meses. La asesoría debe comunicar a la empresa que, a partir de ese día, el flujo de información y pagos cambia drásticamente.
2. Suspensión del contrato y fin de la cotización
Al cumplirse los 18 meses, se produce la extinción de la obligación de cotizar, según el Art. 174.2 de la LGSS. El contrato permanece suspendido, pero la empresa ya no debe abonar seguros sociales.
· Punto clave: Se debe tramitar la baja en Seguridad Social con el código correspondiente (habitualmente 65 "Extinción de la IT por agotamiento de plazo"), pero el contrato no se extingue, sigue suspendido a la espera de la resolución de incapacidad permanente.
· Legislación: Art. 174.2 del Real Decreto Legislativo 8/2015 (LGSS).
Ejemplo: La asesoría tramita el movimiento de afiliación para dejar de cotizar el día 546, evitando un coste de seguridad social innecesario mientras se resuelve el expediente de incapacidad.
3. El papel del INSS: tres posibles resoluciones
El Instituto Nacional de la Seguridad Social es el único árbitro en esta fase. Tras los 18 meses, debe dictar resolución expresa en tres sentidos:
1. Alta Médica: Por curación o mejoría.
2. Incapacidad Permanente (IP): En cualquiera de sus grados (Parcial, Total, Absoluta o Gran Invalidez).
3. Demora de la calificación: Excepcionalmente, si se prevé mejoría a corto plazo (máximo hasta los 24 meses totales).
Ejemplo: El INSS determina que, aunque han pasado 18 meses, una intervención quirúrgica pendiente en el mes 20 justifica una demora de la calificación en lugar de darle la IP directamente.
4. Alta médica y reincorporación: riesgos a controlar
Si el INSS dicta el alta, el trabajador debe reincorporarse el día siguiente a la notificación.
· Riesgo de Despido: Si el trabajador no es apto pero tiene el alta, la empresa debe activar el Servicio de Prevención. Un despido inmediato puede ser declarado nulo o improcedente si no se sigue el cauce de la "ineptitud sobrevenida".
· Vigilancia de la Salud: Es obligatorio el reconocimiento médico tras larga duración.
Ejemplo: Un administrativo con depresión recibe el alta a los 18 meses. Al volver, manifiesta que no puede usar pantallas. La empresa debe solicitar informe al Servicio de Prevención antes de tomar cualquier decisión extintiva.
5. Prestación económica: quién paga y cuánto se cobra
A partir del mes 18, desaparece el pago delegado.
· Pago Directo: El INSS (o la Mutua) abona directamente la prestación al trabajador.
· Cuantía: Generalmente el 75% de la base reguladora.
· Convenio Colectivo: Ojo a los complementos de IT. Muchos convenios obligan a la empresa a complementar hasta el 100% incluso en esta fase, lo que genera una gestión contable compleja (pago de complemento sin nómina activa).
Ejemplo: El Convenio de Consultoría podría obligar a pagar la diferencia hasta el salario real. La empresa debe emitir un recibo solo por ese concepto de mejora voluntaria.
6. Vacaciones pendientes y efectos laborales
El tiempo en IT computa como tiempo de trabajo a efectos de generar vacaciones.
· Caducidad: El trabajador tiene derecho a disfrutar las vacaciones no gozadas tras el alta, siempre que no hayan pasado más de 18 meses a partir del final del año en que se originaron (Art. 38.3 ET).
Ejemplo: Un trabajador que estuvo de baja todo 2024 y 2025, al reincorporarse en 2026, tiene derecho a reclamar las vacaciones de los años anteriores por no haber podido disfrutarlas por causa de salud.
7. Incapacidad permanente: consecuencias jurídicas
Si el INSS concede la IP:
· Grados de IP: Si es Total, Absoluta o Gran Invalidez, el contrato se extingue (salvo reserva de puesto por mejoría prevista, Art. 48.2 ET).
· Indemnización: No hay indemnización legal por despido, pero hay que revisar si el Convenio Colectivo establece un "Seguro de Invalidez" obligatorio.
Ejemplo: Se concede una IP Total a un conductor. La empresa extingue el contrato. La asesoría fiscal debe verificar si debe tributar o no el cobro de la póliza de seguro vinculada al convenio.
Puntos críticos que exigen control profesional
1. Notificaciones: El plazo de incorporación tras el alta es inmediato. La falta de comunicación empresa-trabajador puede derivar en "abandono de puesto" o "despido tácito".
2. Efectos Fiscales: Las prestaciones de IP Absoluta están exentas de IRPF, pero las de IP Total no (salvo excepciones). La asesoría fiscal debe asesorar sobre las retenciones correctas en el finiquito.
3. Reserva de Puesto: Si la resolución del INSS indica que la situación es revisable por mejoría antes de 2 años, la empresa debe guardar el puesto, no puede cubrirlo con un contrato indefinido ordinario.
Legislación
El régimen jurídico de la Incapacidad Temporal (IT) al alcanzar los 545 días se articula principalmente sobre la Ley General de la Seguridad Social (LGSS) y el Estatuto de los Trabajadores (ET), complementado por una jurisprudencia social muy dinámica.
. Bloque de Seguridad Social (Gestión y Prestaciones)
El núcleo duro se encuentra en el Texto Refundido de la Ley General de la Seguridad Social (Real Decreto Legislativo 8/2015).
· Art. 169.1.a) LGSS: Define la duración máxima de la IT (365 días + 180 de prórroga).
· Art. 170.2 LGSS: Atribuye la competencia exclusiva al INSS para emitir el alta, prorrogar o iniciar el expediente de incapacidad permanente una vez agotados los primeros 365 días.
· Art. 174.2 LGSS: Es el precepto crítico para las asesorías. Establece que, al cumplirse los 545 días, se extingue la obligación de cotizar, aunque los efectos económicos de la IT se prolonguen hasta la resolución del expediente de incapacidad permanente.
· Art. 174.5 LGSS: Regula la "prolongación de efectos económicos", aclarando que el trabajador sigue percibiendo el subsidio mientras el INSS delibera, aunque ya no haya cotización empresarial.
Ejemplo: Ante una inspección de trabajo, la empresa justifica la falta de cotización de un empleado alegando el Art. 174.2 LGSS, aportando la resolución de "Agotamiento de IT" recibida del INSS.
2. Bloque Laboral (Relación Contractual)
La normativa que rige la situación del trabajador respecto a su puesto se encuentra en el Estatuto de los Trabajadores (Real Decreto Legislativo 2/2015).
· Art. 45.1.c) ET: Establece que la IT es causa de suspensión del contrato, no de extinción. Esto implica la exoneración de las obligaciones recíprocas de trabajar y remunerar.
· Art. 48.2 ET: Fundamental para casos de Incapacidad Permanente. Obliga a la reserva del puesto de trabajo durante 2 años si en la resolución de IP consta que el trabajador puede mejorar y reincorporarse.
· Art. 38.3 ET: Regula el derecho a las vacaciones. Específicamente, indica que el periodo de IT permite disfrutar las vacaciones en fecha distinta, incluso si ha terminado el año natural, con un límite de 18 meses a partir del final del año en que se originaron.
Ejemplo: Aplicando el Art. 48.2 ET, un abogado laboralista impugnaría un despido si la empresa contrata a un sustituto fijo cuando la resolución de IP del cliente indicaba explícitamente "revisión por mejoría a los 18 meses".
3. Normativa de Procedimiento y Jurisprudencia
· Real Decreto 1300/1995: Regula los aspectos procedimentales para la determinación de la Incapacidad Permanente.
· Jurisprudencia (STS 27/11/2025 y similares): El Tribunal Supremo ha reiterado recientemente que el alta en la Seguridad Social tras los 545 días es un trámite administrativo que no constituye despido tácito. La empresa debe esperar a la resolución de fondo del INSS para actuar sobre el contrato.
· Jurisprudencia sobre recaídas (STS 09/12/2025): Se ha clarificado que el trabajador puede solicitar una nueva IT por la misma patología sin esperar 6 meses si el INSS no acredita fehacientemente la curación previa.
Conclusiones
La gestión de los 18 meses de IT no es un proceso automático. Requiere una coordinación quirúrgica entre el área laboral (cotización y contratos), la fiscal (tributación de prestaciones y seguros) y la jurídica (prevención de riesgos y cumplimiento de convenios). El error más común es dar por extinguido un contrato que solo está suspendido, lo que suele terminar en una declaración de despido nulo en sede judicial.
Punto de control para Académicos: Es vital distinguir entre la extinción del subsidio (por agotamiento de plazo) y la prolongación de los efectos económicos. La primera es un hito temporal, la segunda es una medida de protección social hasta que el acto administrativo de calificación de la IP sea firme. Este es un ámbito donde el rigor en la interpretación de la LGSS y el ET marca la diferencia entre una gestión ordinaria y una defensa jurídica de excelencia.
