¿Cómo una empresa española debe compensar a sus empleados por el uso de su vehículo particular para fines laborales, incluso si no está estipulado en el contrato, basándome en la legislación española?:
+ La jurisprudencia entiende que el trabajador no debe soportar las cargas económicas de la empresa.
+ La gasolina NO es una dieta
+ La gasolina es un gasto de locomoción, no una dieta. Si la empresa intenta clasificar el pago de la gasolina como "dieta", estaría cometiendo un error contable y fiscal, y podría tener problemas con la Agencia Tributaria o con la Inspección de Trabajo, ya que los límites de exención y la naturaleza de cada concepto son distintos.
+ La empresa debe compensar la gasolina como parte de los gastos de locomoción, ya sea a través de un pago por kilómetro o mediante el reembolso de gastos justificados.
Marco Legal General
En España, la normativa principal que regula las relaciones laborales es el Estatuto de los Trabajadores (Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre). Aunque el Estatuto no detalla específicamente cómo compensar el uso del vehículo particular, sí establece principios generales sobre la compensación de gastos y la buena fe contractual.
Además del Estatuto, es fundamental considerar:
· Convenios Colectivos: Estos acuerdos, aplicables a un sector o empresa concreta, suelen establecer condiciones más específicas sobre dietas, kilometraje y compensaciones por gastos. Es crucial verificar el convenio colectivo aplicable a la empresa y al sector del empleado.
· Costumbre de la Empresa: Si la empresa ha pagado consistentemente el kilometraje en el pasado, esto podría considerarse un derecho adquirido por los trabajadores, incluso sin una formalización escrita.
· Principios Generales del Derecho: La buena fe contractual y la prohibición del enriquecimiento injusto implican que el empresario no puede beneficiarse de un gasto que corresponde al trabajador sin compensarlo adecuadamente.
Aunque no haya una cláusula específica en el contrato, la empresa tiene la obligación de compensar al trabajador por los gastos derivados del uso de su vehículo particular para el trabajo. Esto se basa en varios principios:
1. Principio de resarcimiento de gastos: La empresa no puede exigir al trabajador que asuma los costes de su actividad profesional. El uso del vehículo particular para desplazamientos laborales genera gastos de combustible, desgaste del vehículo, seguro, etc., que deben ser cubiertos por el empleador.
2. Principio de buena fe y diligencia: La relación laboral se rige por la buena fe. Si la empresa solicita al empleado usar su coche, se entiende que debe resarcirle los gastos asociados.
3. Prevención del enriquecimiento injusto: Sería un enriquecimiento injusto para la empresa no compensar estos gastos, ya que el trabajador está incurriendo en ellos para el beneficio de la actividad empresarial.
¿CÓMO CALCULAR EL KILOMETRAJE?
El método más común y reconocido para compensar el uso del vehículo particular es el pago por kilómetro recorrido.
· Importe de referencia: La Agencia Tributaria establece anualmente una cantidad exenta de tributación por kilómetro para gastos de viaje (actualmente, en 2024, es de 0,26 euros por kilómetro). Si bien este es un importe de referencia fiscal, muchas empresas lo toman como base para la compensación.
· Convenio Colectivo: Es importante revisar si el convenio colectivo de aplicación establece un importe superior o una fórmula específica para el cálculo del kilometraje. Si lo hace, ese será el importe de obligado cumplimiento.
· Negociación y acuerdo: En ausencia de convenio o de una política interna clara, la empresa y el trabajador pueden llegar a un acuerdo sobre el importe por kilómetro. En este caso, el mínimo ético y fiscalmente reconocido sería el de la Agencia Tributaria.
JUSTIFICACIÓN LEGAL Y DOCTRINAL
1. Artículo 26 del Estatuto de los Trabajadores: Este artículo se refiere al salario, pero indirectamente respalda la compensación de gastos. Establece que "se computarán como tales las percepciones económicas de los trabajadores, en dinero o en especie, por la prestación profesional de los servicios laborales por cuenta ajena". Aunque el kilometraje no es salario, es una percepción económica ligada a la prestación del servicio.
2. Artículo 31 del Estatuto de los Trabajadores: Este artículo es clave al indicar que "el trabajador tendrá derecho a una retribución por el tiempo de trabajo, así como por los períodos de descanso computables como de trabajo". Los desplazamientos por cuenta de la empresa son, a efectos prácticos, tiempo de trabajo o una extensión del mismo.
3. Jurisprudencia del Tribunal Supremo: Numerosas sentencias han reafirmado la obligación del empleador de asumir los gastos derivados de la actividad laboral. La jurisprudencia entiende que el trabajador no debe soportar las cargas económicas de la empresa. Si la empresa se beneficia del uso del vehículo, debe compensar los gastos.
4. Ley 35/2006, de 28 de noviembre, del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas y de modificación parcial de las leyes de los Impuestos sobre Sociedades, sobre la Renta de no Residentes y sobre el Patrimonio (Artículo 17.1.d y 9.A.2.b del Reglamento): Establece la exención fiscal para las cantidades destinadas por la empresa a compensar los gastos de locomoción que el trabajador justifique haber realizado en el ámbito de su relación laboral, con el límite de los 0,26 euros/km (o la cantidad que se establezca anualmente por la Orden del Ministerio de Hacienda). Esto no solo justifica la obligación, sino que también establece un marco para su tratamiento fiscal.
RECOMENDACIONES PARA LA EMPRESA
Para evitar problemas y asegurar una gestión adecuada, la empresa debería:
· Establecer una política clara: Aunque no se haya firmado en contrato, es fundamental que la empresa establezca una política interna escrita sobre la compensación de kilometraje (importe por kilómetro, procedimiento para solicitarlo, justificación de los desplazamientos).
· Registrar los desplazamientos: Solicitar a los empleados un parte de kilometraje donde detallen los trayectos, fechas, motivos y kilómetros recorridos. Esto es crucial tanto para la justificación del gasto como para fines fiscales.
· Aplicar el Convenio Colectivo: Verificar siempre lo que establece el convenio colectivo de aplicación.
· Transparencia: Comunicar de forma clara y transparente a los empleados cómo se va a proceder con la compensación.
En resumen, aunque el uso del vehículo particular no esté expresamente en el contrato, la legislación española, los principios generales del derecho y la jurisprudencia establecen la obligación de la empresa de compensar al empleado por los gastos derivados del uso de su coche para desplazamientos laborales. La cantidad de 0,26 €/km (o la que marque el convenio colectivo o la Orden Ministerial pertinente) es la referencia más utilizada para la exención fiscal de dicha compensación.
¿PUEDE LA EMPRESA CONSIDERAR LA GASOLINA COMO DIETA?
No, la empresa no puede considerar la gasolina como una "dieta" en el sentido estricto que la legislación española le da a este término.
Vamos a desglosar por qué y cómo se trata la gasolina desde el punto de vista legal y fiscal en España:
¿Qué son las dietas según la legislación española?
En España, las dietas (o gastos de manutención y estancia) se refieren a las cantidades que la empresa abona al trabajador para compensar los gastos adicionales de alojamiento y comida que le supone un desplazamiento fuera de su centro de trabajo habitual o de su domicilio.
Su finalidad es cubrir necesidades básicas de subsistencia que no se tendrían si el trabajador estuviera en su lugar de residencia o trabajo habitual.
La regulación principal sobre las dietas y su tratamiento fiscal se encuentra en:
· Real Decreto 439/2007, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF), específicamente en su Artículo 9 (Gastos de locomoción, manutención y estancia).
Este artículo establece límites exentos de tributación para las dietas de manutención (comida y cena) y estancia (alojamiento), siempre que se cumplan ciertos requisitos (desplazamiento a municipio distinto del habitual, pernocta, etc.).
¿POR QUÉ LA GASOLINA NO ES UNA DIETA?
La gasolina es un gasto de locomoción, no un gasto de manutención o estancia. Forma parte de los costes asociados al desplazamiento del vehículo, no a la subsistencia del trabajador.
La legislación distingue claramente entre:
1. Gastos de locomoción: Son los gastos derivados del transporte del trabajador (combustible, peajes, billetes de transporte público, desgaste del vehículo, etc.).
2. Gastos de manutención y estancia (dietas): Son los gastos de comida, cena, desayuno y alojamiento.
Aunque ambos son gastos que la empresa debe compensar si son incurridos por el trabajador para fines laborales, tienen tratamientos fiscales y límites de exención distintos.
CÓMO SE TRATA LA GASOLINA Y LOS GASTOS DE LOCOMOCIÓN:
La compensación por el uso del vehículo particular (que incluye la gasolina, el desgaste, seguro, etc.) se gestiona habitualmente de dos formas:
1. Pago por Kilometraje: Como se mencionó anteriormente, la forma más común es el abono de una cantidad fija por kilómetro recorrido. Esta cantidad ya incluye, de forma global, todos los gastos asociados al vehículo (combustible, mantenimiento, seguro, etc.).
o Referencia Fiscal: La Agencia Tributaria establece un importe exento de IRPF (actualmente 0,26 euros por kilómetro para 2024, según la Orden HFP/792/2023, de 12 de julio), siempre que el desplazamiento se realice fuera del municipio del centro de trabajo habitual y del domicilio, y se justifique la realidad del desplazamiento.
2. Reembolso de gastos efectivos: La empresa puede optar por reembolsar los gastos de combustible y otros gastos de locomoción de forma individualizada, siempre y cuando el trabajador presente facturas o tickets que los justifiquen.
o En este caso, para que la compensación esté exenta de IRPF, el gasto debe estar perfectamente justificado y corresponder a un desplazamiento laboral. No hay un límite específico por la gasolina en sí, sino que se considera el gasto real y justificado.
Justificación Legal (adicional a lo ya mencionado):
· Reglamento del IRPF (Real Decreto 439/2007):
o Artículo 9.A.2.b) Gastos de locomoción: Este apartado es el que regula específicamente la exención de los gastos de locomoción. Indica que estarán exentas "las cantidades destinadas por la empresa a compensar los gastos de locomoción del empleado o trabajador que se desplace fuera de la fábrica, comercio, oficina o centro de trabajo, para realizar su trabajo en lugar distinto." Y es aquí donde se establece el límite de 0,26 euros por kilómetro o el importe de los gastos de transporte público.
Conclusión: La gasolina es un gasto de locomoción, no una dieta. Si la empresa intenta clasificar el pago de la gasolina como "dieta", estaría cometiendo un error contable y fiscal, y podría tener problemas con la Agencia Tributaria o con la Inspección de Trabajo, ya que los límites de exención y la naturaleza de cada concepto son distintos.
La empresa debe compensar la gasolina como parte de los gastos de locomoción, ya sea a través de un pago por kilómetro o mediante el reembolso de gastos justificados.
¿PUEDE LA EMPRESA INCORPORAR LOS GASTOS DE GASOLINA EN LA NÓMINA?
Sí, la empresa puede incorporar los gastos de gasolina (y otros gastos de locomoción) en la nómina del trabajador, pero es crucial entender cómo deben aparecer para evitar problemas fiscales y laborales.
No se trata de sumarlos al salario base sin más, sino de reflejarlos como una percepción no salarial y con su tratamiento fiscal específico.
¿Cómo se reflejan los gastos de gasolina en la nómina?
Cuando una empresa compensa los gastos de gasolina o kilometraje, estas cantidades deben aparecer en la nómina en un apartado diferenciado de las percepciones salariales. Generalmente, se ubican en la sección de "Percepciones no salariales" o "Indemnizaciones y suplidos".
En la estructura de una nómina española, existen dos grandes bloques de percepciones:
1. Percepciones Salariales: Remuneran el trabajo realizado (salario base, complementos salariales, pagas extra prorrateadas, etc.). Estas cotizan a la Seguridad Social y están sujetas a IRPF.
2. Percepciones No Salariales: Compensan al trabajador por gastos o indemnizaciones que no retribuyen directamente su trabajo, sino que cubren desembolsos incurridos por el desempeño de su actividad laboral. Aquí es donde se incluyen los gastos de kilometraje (gasolina, desgaste, etc.), las dietas, los pluses de transporte extra salariales, etc.
Características de los gastos de gasolina en nómina (como percepción no salarial):
· No cotizan a la Seguridad Social: Los importes que compensan los gastos de locomoción (como el kilometraje o el reembolso de gasolina) que cumplan con los límites y requisitos legales (0,26 €/km o el gasto real justificado para transporte público) no están sujetos a cotización a la Seguridad Social. Esto significa que no se calcula la base de cotización sobre estos importes.
· Exentos de IRPF (hasta ciertos límites): Las cantidades abonadas por gastos de locomoción están exentas de tributación por IRPF hasta los límites establecidos por la Agencia Tributaria (actualmente, 0,26 euros por kilómetro). Es fundamental que estos gastos estén correctamente justificados (parte de kilómetros, facturas/tickets de gasolina) para poder aplicar la exención.
o Si la empresa abona una cantidad superior a la exenta por kilómetro, la parte que exceda de ese límite sí que deberá tributar como rendimiento del trabajo y estará sujeta a retención de IRPF.
· Concepto específico en nómina: Deben figurar en la nómina bajo un concepto claro que los identifique, como "Indemnización por Kilometraje", "Gastos de Locomoción", "Compensación por uso de vehículo particular", o similar.
Justificación Legal
La posibilidad de incluir estos conceptos en la nómina, y su tratamiento diferenciado, viene dado por:
1. Artículo 26.2 del Estatuto de los Trabajadores: Establece que "no tendrán la consideración de salario las cantidades percibidas por el trabajador en concepto de indemnizaciones o suplidos por los gastos realizados como consecuencia de su actividad laboral, o las correspondientes a indemnizaciones por traslados, suspensiones o despidos." Los gastos de gasolina/kilometraje se encuadran perfectamente en la categoría de "indemnizaciones o suplidos por los gastos realizados como consecuencia de su actividad laboral".
2. Artículo 9 del Reglamento del IRPF (Real Decreto 439/2007): Este es el artículo clave que regula la exención fiscal de los gastos de locomoción. Como ya mencionamos, el artículo 9.A.2.b) del Reglamento del IRPF es el que permite que estas cantidades estén exentas de IRPF hasta el límite de 0,26 €/km, siempre que se cumplan los requisitos de desplazamiento fuera del municipio y justificación.
3. Real Decreto Legislativo 8/2015, de 30 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley General de la Seguridad Social (Artículo 147.2): Este artículo, que define la base de cotización, excluye explícitamente de la base de cotización a la Seguridad Social las "indemnizaciones o suplidos por los gastos realizados como consecuencia del desempeño de su trabajo por cuenta ajena, en la cuantía en que no excedan de los límites reglamentariamente establecidos".
PROCEDIMIENTO PARA LA EMPRESA:
1. Justificación de los gastos: Es imprescindible que el trabajador presente un parte de kilómetros o tickets de gasolina y peajes, indicando las fechas, los trayectos realizados y el motivo laboral de los mismos. Sin esta justificación, la empresa no podrá aplicar las exenciones fiscales ni las exclusiones de cotización.
2. Cálculo: La empresa calculará el importe a abonar basándose en los kilómetros justificados y la tarifa acordada (o la legal de 0,26 €/km).
3. Reflejo en nómina: El importe calculado se incluirá en la nómina en el apartado de "Percepciones no salariales" o "Indemnizaciones y suplidos", con el concepto adecuado.
4. No someter a cotización ni retención (hasta los límites): La empresa se asegurará de que este concepto no forme parte de la base de cotización a la Seguridad Social ni de la base de retención de IRPF, siempre que no se superen los límites legalmente establecidos y los gastos estén correctamente justificados.
En resumen: Sí, la empresa puede incorporar los gastos de gasolina (como parte del kilometraje) en la nómina. Pero debe hacerlo como una percepción no salarial, que está exenta de cotización a la Seguridad Social y de IRPF (hasta los límites legales), siempre y cuando esté justificada documentalmente. No debe confundirse con una parte del salario base.
el pago del kilometraje de un empleado que pone su coche para el trabajo de una empresa cómo se paga en la nomina
El pago del kilometraje a un empleado que utiliza su coche particular para el trabajo de la empresa se abona a través de la nómina como un gasto de locomoción. En España, estas cantidades tienen una regulación específica en cuanto a su exención fiscal.
Cómo se refleja en la nómina
Los gastos de kilometraje deben aparecer en la nómina en la sección de "percepciones no salariales" o "devengos". Es importante que se reflejen ahí porque, bajo ciertas condiciones, están exentos de tributación (IRPF) y de cotizaciones a la Seguridad Social.
Importe exento de IRPF
A partir del 17 de julio de 2023, la cantidad exenta de IRPF por kilometraje se fijó en 0,26 euros por kilómetro recorrido. Esto incluye los gastos de combustible y una contribución al mantenimiento y desgaste del vehículo. Si la empresa paga una cantidad superior a estos 0,26 euros por kilómetro, el exceso sobre esta cantidad sí que estará sujeto a IRPF y cotizaciones a la Seguridad Social.
Requisitos para la exención
Para que el kilometraje esté exento de impuestos, es fundamental que se cumplan los siguientes requisitos:
- Justificación del desplazamiento: El empleado debe poder acreditar que el desplazamiento se ha realizado por motivos laborales. Esto generalmente se hace a través de un parte de kilometraje donde se indique el día, el lugar de origen y destino, y el motivo del desplazamiento.
- Gastos de peaje y aparcamiento: Si se han incurrido en gastos de peaje y aparcamiento durante el viaje, estos también estarán exentos de impuestos, siempre que se justifiquen con sus correspondientes facturas o tickets.
Consideraciones importantes
- No aplica para el trayecto habitual: El pago por kilometraje no aplica para el trayecto entre el domicilio del empleado y su centro de trabajo habitual. Este tipo de compensaciones, si existen (como el "plus de transporte"), son generalmente salariales y sujetas a impuestos.
- Flexibilidad en la empresa: Aunque existe un límite exento, las empresas pueden acordar pagar una cantidad superior por kilómetro a sus empleados. Sin embargo, como se mencionó, el importe que supere los 0,26 €/km sí que tributará.
- Documentación: Es crucial que tanto la empresa como el empleado guarden la documentación justificativa de los desplazamientos para posibles inspecciones.
En resumen, el kilometraje se paga en la nómina como una percepción no salarial y está exento de IRPF y Seguridad Social hasta un límite de 0,26 euros por kilómetro, siempre que se justifique el desplazamiento laboral.
