Entrevista con el CEO de una empresa para la selección de un NUEVO DIRECTOR FINANCIERO (Caso real)
Con el
objetivo de aclarar tu papel dentro de nuestra compañía hago a continuación
unas reflexiones para que las tengas en cuenta y te sirvan de orientación en el
desarrollo de tu trabajo.
Tu papel
será, fundamentalmente el de un gestor que entienda bien el funcionamiento de
la empresa, analice y ayude a la toma de decisiones para economizar, controlar,
analizar y tomar así las mejores decisiones.
Deberás
conocer muy bien la empresa y todos te ayudaremos y me refiero a mí mismo, a
los consultores del área y los distintos jefes de área.
Serás la
persona, junto conmigo, que más interaccionará con todos los departamentos: fábrica,
almacén, informática, Call-center y, por supuesto, contabilidad.
INDICE
PRINCIPIOS DE EMPRESA EJEMPLO.
Valores centrales:
Misión de la empresa:
Visión de la empresa:
FÁBRICA
ALMACÉN
Securitas Populis
Pólizas de Seguro
Agente del seguro.
Almacén de Alemania
INFORMÁTICA
CALL
CENTER
MARKETING
EVALUACIÓN
ECONÓMICA DE ESTRATEGIAS Y ACCIONES
DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
Contabilidad de mi farmacia
Presupuestos y contratos
BALANCE
Y CUENTA DE RESULTADOS
CONTROL
DE DOCUMENTOS
ALGUNOS
ASPECTOS DEL CONTROL INTERNO.
Seguridad
Puntos de control
PRINCIPIOS DE EMPRESA EJEMPLO.
Valores centrales:
· Inmediatez
· Ser proactivos: No a la desidia, ni al funcionariado.
· Espíritu del ahorro
· Sentir la empresa como propia
Misión de la empresa:
Servir a
la sociedad materiales y productos de lujo, eficaces y seguros a un precio que
sea accesible a todas las clases sociales.
Visión de la empresa:
Ser
líderes del mercado de actualidad, aprovechando nuevas formas de
comercialización.
FÁBRICA
Teniendo
en cuenta que la mayor parte de materiales se consumen a través de la fábrica,
tu interacción aquí será muy importante y para ello deberás velar, para que el stock se mantenga en las cantidades
acordadas. Para ello es imprescindible que participes activamente en las políticas de aprovisionamiento cuando
aumenten las mermas por encima de lo normal deberás interesarte y si es preciso
se convocaran reuniones para solucionar el problema.
También
deberás estar atento a la productividad.
Deberás dar tu punto de vista cada vez que hay un gasto o inversión importante
para que, en conjunto con otras personas, decidamos si se hacen o no las
inversiones que se proyectan. Por supuesto será fundamental tu participación en
la negociación con proveedores.
Para mí,
una fábrica funciona bien cuando sin perder la calidad, se producen el máximo
de unidades con el mínimo de coste. Me expreso así, en esta forma tan general,
para no entrar ahora en demasiado detalle, pero en definitiva ese es el
objetivo de la fábrica, y nosotros desde fuera debemos ayudar a fábrica para
que se cumpla este principio. Hay que tener en cuenta que muchas veces desde
dentro, es decir fábrica, pueden perder la visión global para conseguir esta
economía.
Estamos
trabajando sobre un programa llamado Businnes
Intelligence, este programa engloba toda la información del sistema de la
empresa y una vez bien parametrizado, nos permite tener una información
sencilla y rápida muy útil para la toma de decisiones, se espera tu
participación en la parametrizacion
y posterior análisis de la información.
ALMACÉN
Hablar de
almacén es hablar de inventario y este capítulo es una de nuestras asignaturas
pendientes. Y sin ir más lejos, este año se han pagado impuestos adelantados
incluso de más y en cantidades muy importantes por errores de inventario.
Aunque
estamos reestructurando el departamento de logística y almacén para que esté
profesionalizado, esto no será motivo de que nos olvidemos del almacén, deberás
velar para que el inventario sea fiable y equilibrado, y cuando esto no sea así
deberán sonar las alarmas y entre todos buscar soluciones.
El inventario de una forma de ver la
empresa. Deberás vivirlo y no estoy diciendo que sepas con exactitud
milimétrica las unidades y valor económico, pero si al menos unos números o
ratios que te indiquen si está optimizado. Para ello debemos parametrizar el
Businnes Intelligence de forma que la
información casi infinita de productos del almacén, se pueda asimilar en conceptos,
agrupaciones y números que nos den un conocimiento
y visión global de nuestro inventario.
Aunque no
sea una función específica tuya al menos debes vivir las situaciones que a
continuación te relato: teniendo en cuenta que tenemos varios almacenes, proveedores,
fabrica, manipuladores, clientes, devoluciones etc., como consecuencia de todo
ello se producen unos movimientos más
complejos de lo que a primera vista podría parecer. Es fundamental que
desde logística, pongan a una persona muy competente que no solamente domine el
programa de almacén, sino que vaya más lejos. No digo que esto sea tu
responsabilidad, pero si pido que observes estas cuestiones, que lo tengas muy
en cuenta y aportes tus ideas para mejorar. Esto que para mí es una asignatura
pendiente, creo que nos dará problemas durante un tiempo.
De alguna
forma, se puede considerar al almacén
como una unidad productiva y estamos
en las mismas: máxima productividad a menor costo, sin perder calidad-
Lógicamente, esto quiere decir que al igual que la fábrica hay que estar
vigilantes con los gastos e inversiones y también mirar la productividad,
personas, horas y número de pedidos realizados. Está previsto recoger esta
información en el Businnes Intelligence.
Algunos de
los gastos más fuertes del almacén son todos los relacionados con el transporte. Constituye éste el gasto
más importante de nuestra empresa, y por tanto aquí debemos ser muy vigilantes
y deberemos luchar para conseguir las mejores tarifas del mercado. No solo el
transporte de los pedidos y depósitos, sino en la recogida de materiales,
cuando nos corresponda pagarlo a nosotros, como cualquier otro gasto.
No voy a
entrar a hablar ahora de más gastos, ya que tendremos tiempo para hacerlo en el
futuro. Sí debo decirte que mi filosofía, tanto de la fabrica como del almacén
es que debemos imaginarlas como dos empresas que prestan un servicio a Empresa
Ejemplo que tiene unos resultados muy buenos, lo que permite a las otras dos
anteriores ir sobradas. Estas deben como bien digo yo algunas veces, esquilar
los huevos, imaginando que están negociando con una empresa externa, lo que les obliga a dar un precio competitivo y
por tanto deben mirar sus gastos de
una manera muy rigurosa. Debemos inculcar una política de austeridad y en eso esperamos tu colaboración muy
activa.
Actualmente
tenemos un proveedor que nos hace el manipulado
de expositores y en general del material promocional, sería muy deseable
para nosotros por centrarnos en nuestra actividad principal que es la
fabricación y preparación de pedidos. Así el manipulado que lo haga un tercero,
pero necesitamos unos presupuestos lógicos y razonables y habrá que pedir
presupuestos a otros manipuladores para conseguir buenos precios. Considero que
con el precio del mercado lógico, deberíamos trabajar siempre con manipuladores
a terceros. En este capítulo también esperamos tu intervención, aunque el peso
recaiga sobre el jefe de logística y aprovisionamiento.
Otros
gastos importantes comunes a fábrica y almacén son:
·
Securitas Populis, deseamos
tu intervención en la negociación y búsqueda en los mejores precios junto con
otras personas incluidos consultores.
Como en otras situaciones, no vas a estar solo.
·
Pólizas de Seguro, aunque el seguro afecta a toda la empresa, es especialmente importante
en fabrica y almacén yo iría más lejos y diría que es un tema estratégico. Para
nuestra compañía es clave tener unas pólizas adecuadas a nuestras
circunstancias. En estos momentos tengo dudas de que esto sea así, ya que hemos
sido sujetos pasivos de la iniciativa de la compañía de seguros. Creo que
puedes imaginar las consecuencias que se podrían derivar de un siniestro en una
empresa que maneja alcohol y otros materiales inflamables. Por ello hay que
pensar en un seguro que contemple el lucro cesante y otros aspectos
importantes, para lo cual aquí tu participación es fundamental. No estoy
diciendo que tú establezcas exactamente como debe ser la póliza, pero sí que
con asesores, consultores y nosotros mismos establezcamos cuáles son nuestras
necesidades y lo negociemos con la compañía de seguros.
·
Agente del seguro. Se da la
circunstancia que es amigo mío y yo no quiero hablar con él para nada de
seguros, por lo cual serás tú y quizás algún consultor quien trate con él. Con
lo anteriormente dicho, no estoy diciendo que vayan de mala fe ni la compañía
de seguros, ni mi amigo, únicamente digo que después de asesorarnos muy bien
establezcamos todos los principios que la póliza debe tener para adaptarse a
nuestras necesidades, y a la hora de negociar se plasme por escrito. Aunque
tengo preferencias por ser mi amigo, estoy dispuesto a perder condiciones
favorables que puedan establecer otras compañías de seguros.
· Almacén de Alemania, es nuestro almacén y operador logístico y de transporte en Italia,
estoy convencido de que nos están aplicando una tarifa muy alta en Italia. Digo
lo de siempre: acompañado lucharemos para que nos apliquen tarifas justas y del
mercado.
INFORMÁTICA
Nuestra
compañía, y la nuestra más que otras, está muy basada en la informática, debido
especialmente al Call-center, número elevado de clientes y en general número
importante de datos. Por tanto tu interacción con este departamento será muy
importante.
Con
el jefe del departamento deberás tener
una importante comunicación, y dicho sea de paso, también con el jefe de
fábrica y el jefe de almacén.
Tu
interacción estará basada en conseguir de este departamento las mejores
herramientas que necesita la empresa para su gestión. Lógicamente hablo de
herramientas que nos permitan tener una información fiable y exacta para hacer la contabilidad analítica y de
gestión, y por supuesto todo lo relativo al departamento contable.
Debo
hablar de nuevo del Businnes Intelligence,
programa con el cual estamos muy esperanzados. Te pido que te informes sobre
este programa para que entiendas lo que queremos de el. Casi lo podemos
sintetizar diciendo que es un cuadro de
mandos para las diferentes áreas de la empresa, con la diferencia de no
depender tanto de un informático para su manejo. Para ser sincero no sabría
explicar muy bien porqué en el pasado, e incluso hoy en día, para sacar
cualquier informe se requiere un trabajo arduo del informático y cualquier
cambio de este informe requiere otros trabajo arduo y largo.
Con el Businnes Intelligence, es posible tener
la información que necesitamos de
una forma amigable, sencilla y flexible. Creo que será una herramienta muy
importante para la gestión, obviamente la información debe ser cierta o fiable,
para lo cual es fundamental que los que trabajan en las diferentes áreas sean
rigurosos en el manejo de información e introducción de datos.
Uno de mis
lemas es “siempre hay una mejor forma de hacer las cosas”. Esto, por supuesto,
es aplicable a todos los departamentos, pero refiriendo a informática debo decir que siempre debemos estar en la
búsqueda de las mejores herramientas y siempre hay que estar inconformes con lo
que tenemos.
Actualmente
y con nuestros máximos elogios para nuestro
informático jefe, pero también hemos de decir que este departamento es un
cuello de botella para la compañía. No pretendo hacer críticas hacia nadie,
pero si hacer una reflexión sobre este departamento. Aunque las personas que lo
componen gozan de nuestra máxima confianza, debemos decir que hay múltiples
aspectos a mejorar, no va muchas veces al ritmo que necesitamos. En esta y
otras consideraciones que en un futuro debatiremos, como siempre se pide tu
involucración, aportación de ideas y ya sabes no estarás solo.
Quiero
reiterarme en que las consideraciones anteriormente dichas no se tomen como una
crítica hacia nuestro informático. Además de ser la persona con más antigüedad
en la empresa, junto con (almacén), Chisu (que es como cariñosamente le
llamamos) ha hecho unas aportaciones innegables para nuestra compañía. El es
una persona muy querida y respetada por nosotros, además sentimos que quiere a
la empresa, que se involucra en muchas cosas, pero todo esto no quita para que
luchemos para hacer las cosas lo mejor posible.
CALL CENTER
El Call-center
constituye nuestra fuerza de ventas.
Hay que tenerlo en cuenta y esto produce asombro a muchas personas. El hecho es
que no tenemos comerciales en la calle, que a través de nuestras tele-operadoras
en Madrid, estamos vendiendo a tres países con un respetable volumen de
negocio, con unos costos de comercialización muy bajos. Todo ello nos permite
ser muy competitivos, ya que además nos saltamos al tradicional distribuidor,
vendiendo directamente al peluquero e incluso tenemos el proyecto de poder
vender al consumidor final.
Seguramente
se base el éxito de nuestra empresa
en el hecho de tener esta forma de comercialización,
junto con la altísima calidad de nuestros productos a un precio súper competitivo.
El manejo
del Call-center es complejo y no te vamos a pedir que intervengas en la gestión
del Call-center. Pero al menos si debes conocer algunos principios básicos del
funcionamiento del Call center y te pediremos que participes en algunos debates,
de los muchos que hacemos, sobre cómo abordar algún tipo de llamada de
campañas, competencia etc.
En lo que
si te pediremos una acción directa es en los aspectos laborables del
call-center, tales como convenios y políticas laborables. También será
competencia tuya la negociación, junto a Chisu, en las tarifas telefónicas y
adquisición de equipos de telefonía e informática.
MARKETING
Por la
senda del call-center vamos a marketing. El marketing es un concepto muy global
y va encaminado a que la empresa tenga éxito económico a través del lanzamiento
de sus productos. Un buen plan de marketing toca casi todos los aspectos de una
empresa: desarrollo de productos, publicidad, logística, fabricación etc., y
todo tiene un denominador común costos.
Tu intervención
será aquí muy importante, ya que si hablamos de costos y rentabilidad aquí tu
intervención es más que obvia: aquí ya estoy visualizando un cuadro de mandos y una contabilidad analítica que nos permita
adoptar las mejores decisiones y evaluar los riesgos. No voy a extenderme más
en este apartado, porque es demasiado largo y profundo aunque te digo lo de
siempre: no estarás solo. Pero tampoco quiero que se interprete el no estar
solo como una ausencia de responsabilidad de tu parte.
En el
marketing, por lo menos en nuestra empresa, se realizan numerosos debates donde
participan o pueden participar diferentes personas de la empresa:
tele-operadoras, supervisoras, informáticos, jefe de fabrica y hasta incluso he
oído opiniones del mecánico, y por cierto muy valiosas. Cualquier persona con
sentido común puede intervenir en debates
de marketing.
A mi me
parece muy obvio y muy importante que tu participes en estos debates, no solo
por tus posibles aportaciones y enriquecimiento del debate, sino porque además
te irás involucrando cada vez más en el proyecto, porque será tu proyecto y el
de todos y de alguna forma estaremos haciendo equipo.
Por favor,
no interpretes que te estoy pidiendo que elabores los planes de marketing, solo
te pido tu intervención e involucración que es diferente. Si en alguien recae
la responsabilidad del marketing es en mi.
EVALUACIÓN ECONÓMICA DE ESTRATEGIAS Y ACCIONES
Lo que voy
a decir a continuación hace referencia no solo a los planes de marketing, sino
además a diferentes proyectos que ejecutamos. Debo admitir por mi parte un
fallo o descuido, cuando tengo un proyecto, y es que quizás me ciego tanto con
la consecución del proyecto y a veces los proveedores ven ésta debilidad y van
metiendo facturas tras facturas muy astutamente, y al final me llevo un gran
disgusto cuando compruebo ya tardíamente que me he metido en más gastos de lo
que deseaba.
Para
evitar, o al menos disminuir en gran parte, estas situaciones te pido como algo
muy importante, que por tu parte con una mentalidad
de control y sensatez, me vayas anunciando en los gastos en que nos vamos
metiendo, dando tu opinión al respecto.
Por
ejemplo como ocurrió el año pasado con un consultor, que por cierto no aportó
nada, y fue metiendo factura a factura y nos coló (y no digo estafó) una
cantidad muy superior a lo esperado. Me hubiera gustado que una persona sensata
hubiera dicho: “hemos gastado esta cantidad, la aportación no se está viendo,
no está aportando lo esperado y deberíamos hacer una reflexión al respecto”.
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
Este será
uno de los departamentos con el que deberás interaccionar y posiblemente con el
que más.
Como ya te
manifestamos en nuestra reunión tenemos proyectado que este departamento tenga
un jefe de contabilidad muy
competente de tal manera que tu intervención en la contabilidad sea la mínima,
para que de esta forma seas un Director Financiero encaminado a la gestión y la dirección. Tu primer paso en Empresa
Ejemplo será elegir a esta persona competente y para ello contarás con la ayuda de dos personas.
Sinceramente
no sabría concretarte como deberás interactuar con el departamento de contabilidad
ya que no soy profesional de la contabilidad pero estoy seguro de que Paquita y
tu os pongáis de acuerdo a este respecto. Lo que si tengo claro es que seré muy
exigente en cuanto a que este departamento de la contabilidad de una forma
fiable y para ello los anteriores y tú me mantendréis informado.
Es obvio
que sin una contabilidad fiable,
nuestra información será incorrecta, nuestras decisiones también serán
incorrectas. No quiero pensar cómo serán los impuestos, a mí personalmente me
transmite una inseguridad que me restan fuerzas para acometer proyectos.
Considero
que si es una responsabilidad muy directamente tuya el que se elaboren bien los
impuestos y aquí tu involucración
será directísima. Y siguiendo con los impuestos, contemplo con mucha
frustración como en mi empresa los impuestos se elaboran a última hora y no
siempre bien. Es claro que lo correcto es elaborar los impuestos lo antes
posible, para prever situaciones como viajes y también para poder debatir con
nuestros asesores si es correcto o no, otra cosa es cuando se presenta en el
banco para su pago, que lógicamente debe ser para el final, pero cuidado con
apurar demasiado los tiempos.
De alguna
forma también se puede considerar al departamento
de contabilidad como una unidad productiva y se trata de sacar adelante un
trabajo optimizando los recursos. Quiero decir con esto que se valore muy bien
la cantidad de trabajo que tenemos, las personas que tenemos, las funciones que
debe tener cada una. Tengo el convencimiento de que este departamento requiere
una reestructuración y pienso además que alguno arrastra vicios del pasado
(como aquel que dijo “…total por 5.000 euros”).
Cuidado,
no estoy ordenando nada. Admito poder estar equivocado en mis apreciaciones,
solo invito a la reflexión y al estudio del departamento de contabilidad. Creo
que lo que digo es muy lógico: valorar la carga de trabajo y poner el número de
personas y funciones adecuadas para sacar dicho trabajo adelante. Tampoco
quiero que la gente vaya con la lengua afuera, porque no es mi mentalidad,
sencillamente quiero una buena organización, que el trabajo se haga
correctamente, con las personas adecuadas, de forma lógica y razonable, y no
quiero que el departamento sea un ministerio de funcionarios. En Empresa
Ejemplo no tienen cabida los funcionarios.
Además de
sacar el trabajo adelante es muy importante la calidad del trabajo y para mi uno de los principios de la calidad
es la seguridad. Estoy pensando en que los pagos a proveedores se hagan
correctamente, revisando el concepto precio ajustado a presupuesto etc. Hablar
del departamento de contabilidad requiere un apartado especial y yo no soy la
persona indicada para concretar las formas de trabajar.
Dentro de
la contabilidad, un aspecto que me interesa ver con detalle son las
amortizaciones, me gustaría que a través del Businnes Intelligence lo pudiéramos ver de forma sencilla. El motivo de querer ver las amortizaciones es
por considerar que la amortización es de alguna forma un dinero que dejo de
pagar a Hacienda, como consecuencia de las inversiones durante un tiempo
determinado, y eso me permite aunque sea mentalmente conocer como evolucionara
la tesorería y por otra parte ser consciente de cómo influyen las amortizaciones en el coste del
producto. Supongo que estas manifestaciones te parecerán muy simples, dado tus
conocimientos en materias financieras, pero a mí me dan una cierta orientación.
Por
cierto, no sabes cuánto te agradecería que
empatizarás conmigo (te pusieras en mi lugar y me entendieras), y sabiendo
que mi preparación financiera es escasa, me ayudaras a comprender ciertos
asuntos financieros, con respeto y comprensión.
De igual
forma que te manifiesto mis bajos conocimientos en léxico financiero y
conceptos financieros, también te digo que me considero una persona con
bastante sentido común para la toma de decisiones en estos asuntos, y creo que
si no fuera así, no estaría donde estoy.
Presupuestos y contratos
Es
necesario que en la empresa alguien se encargue del archivo y manejo de
presupuestos de proveedores y tener una política de presupuestos, me gustaría
que te involucres en este asunto, de tal manera que tengamos un orden.
Voy a
enumerar algunas funciones que de alguna manera se relacionan con el
departamento de contabilidad y en las que no sabría precisar cuál es tu papel
pero alguno debe ser:
•
Subvenciones
•
Patentes y marcas
•
Presupuestos
BALANCE Y CUENTA DE RESULTADOS
Son muy
pocas las veces que hemos visto en
nuestra empresa la cuenta de resultados, y en estas pocas veces que se nos ha
presentado, solamente hemos visto un listado de números sin llegar al fondo y
al porqué de las cosas.
Pienso que
tiene que haber otra forma de presentarse la cuenta de resultados basada en
gráficos, sub-gráficos, comparativos. Debo hablar nuevamente del Businnes Intelligence, que estoy seguro
nos permitirá ver de forma amigable y al mismo tiempo profunda la cuenta de
resultados.
Será uno
de nuestros objetivos el perfeccionar la presentación
del balance y de la cuenta de
resultados, ya que si los números no son asimilados y vividos, nos va a
servir para muy poco.
Pienso que
uno de los caminos a seguir es que se haga todos los meses sin excepción, que
se le dedique 1 o 2 días si es necesario para entenderla bien, hacer
comentarios y sacar conclusiones. Debe ser comparativa respecto al mes pasado,
como máximo debe ser vista después de 7 días del mes vencido, sería bueno haber
vivido previamente algunos números, para que nos sea más familiar.
Si analizamos
bien la cuenta de resultados, abriremos un gran debate con muchos
interrogantes. Si no lo hacemos, seremos sujetos pasivos de una “cantadora de
cifras”.
Debemos
hablar con nuestro informático, para que a través del Businnes Intelligence y desde la cuenta de resultados, podamos
navegar hasta las profundidades, incluso hasta ver el costo y el stock de un
material, servicio profesional o lo que se nos ocurra, incluso, porqué no,
cruzaremos con la contabilidad analítica. Espero no estar diciendo barbaridades,
o pedir cosas imposibles, pero en definitiva lo que estoy pidiendo es
profundizar y vivir los números.
CONTROL DE DOCUMENTOS
No sé a qué persona le corresponde esta función,
pero existen multitud de documentos importantes, tales como escrituras, títulos
de propiedad, algunos contratos importantes es lo que no sabría de decir cuál
será tu papel pero alguno debe ser como responsable de la custodia documental
de la empresa.
ALGUNOS ASPECTOS DEL CONTROL INTERNO.
Seguridad
Dejando al
margen aspectos técnicos, necesito saber de que todo el producto elaborado que
se da de baja como consecuencia de la venta, se factura al precio correcto y el
importe correspondiente en su totalidad llega a nuestras cuentas.
A veces
damos por hecho cosas que nos parecen muy evidentes y yo esa evidencia la
quiero palpar y sentir y pido que se busque un sistema que me haga tener los
pies en el suelo y comprobar que lo que se vende va a nuestras cuentas.
Por otra
parte, también quiero sentir que lo que se paga es a quien se le debe, y que
tenemos un sistema de contabilidad seguro, que impide que cualquier proveedor
deshonesto o cualquier desconocido nos meta algún gol.
Anteriormente
hablé de la importancia de la contabilidad analítica y la cuenta de resultados como
algo importante. Pero mucho más importante que lo anterior para mi es tener la
convicción de que nadie mete mano al cajón, ni desde afuera ni desde adentro.
Este
asunto de la seguridad constituye para mi un tema capital, si no tengo
seguridad me faltaran fuerzas y moral para realizar ningún tipo de proyecto. No
te voy a relatar en este escrito la política de seguridad y control interno
entre otras cosas porque muchas cosas aun no están definidas.
Puntos de control
Hay
aspectos que sí quiero comentarte en este aspecto, y es siguiendo en el ejemplo
de cosas que damos por obvias, y es el inventario. Debe comprobarse y cumplirse las fórmulas:
MATERIALES:
▪ Stock inicial + compras - fabricación -
mermas = stock final
PRODUCTOS TERMINADOS:
▪ Stock inicial + fabricación - ventas =
stock final,
Todo mundo
da por sentado que si cuadra en el ordenador, el almacén teórico con el de
recuento físico, todo está bien. Pero yo me pregunto ¿seguro? ¿No habrá por ahí
operaciones intermedias, manipulaciones, ajustes de inventario incorrectos,
vete a saber qué? y también me pregunto sería correcto comprobar que las
fórmulas anteriores son correctas, llevando la información anterior a un Excel,
al menos para el producto elaborado a la venta y los materiales que pueden
transformarse en elaborado.
Este es un
tema que habrá que abordar, pero en definitiva hay que estar seguro que las fórmulas
anteriores se cumplen, ya que de lo contrario existen operaciones fraudulentas,
existen errores y por último las consecuencias de cara a Hacienda pueden ser
catastróficas.
Este mismo
razonamiento se debe hacer con el dinero. Debes comprender que para mí todo
esto es un jaleo de números y millones, que se cruzan locamente, y yo necesito
tener los pies en el suelo y tener el control de que el dinero que se gana se
acumula en los diferentes capítulos: saldo bancario, inversiones, saldo con
proveedores etc.
Por ello,
pido a todos colaboración para conseguir el control y la vivencia de los
números, de tal manera que tampoco ocupe demasiado tiempo, ya que por otra
parte, si no hay venta, no hay contabilidad, no hay nada y no quiero caer en el
error de priorizar mi tiempo en el control, en detrimento de los asuntos
comerciales.
Este es un
tema que habrá que abordar pero en definitiva hay que estar seguro que las
formulas anteriores se cumplen ya que de lo contrario existen operaciones
fraudulentas, existen errores y por último las consecuencias de cara hacienda
pueden ser catastróficas.
Este mismo
razonamiento se debe hacer con el dinero, debes comprender que para mi todo
esto es un jaleo de números y millones que se cruzan locamente y yo necesito
tener los pies en el suelo y el control de que el dinero que se gana se acumula
en los diferentes capítulos: saldo bancario, inversiones, saldo con proveedores
etc.
Pido a
todos colaboración para conseguir el control y la vivencia de los números de
tal manera que tampoco ocupe demasiado tiempo ya que por otra parte si no hay
venta no hay contabilidad no hay nada y no quiero caer en el error de priorizar
mi tiempo en el control en detrimento de los asuntos comerciales.
Rentabilizar los depósitos bancarios
Deberás
negociar con los bancos para sacar la máxima rentabilidad a nuestros depósitos.
ALGUNOS PRINCIPIOS Y CARACTERÍSTICAS DE NUESTRA COMPAÑÍA
Muchas
personas han manifestado que nuestra empresa es muy peculiar y que no sigue los
esquemas clásicos de una compañía, algunas de estas peculiaridades son:
▪
Cobro al contado
▪
Inexistencia de impagados
▪
Buenos saldos
▪
No hay presupuestos
▪
Extraordinariamente dinámica
▪
Una forma de venta muy especial, en la cual
saltamos al intermediario.
Como todo
esto y algunas cosas mas no son frecuentes, es necesario adaptarse a nuestra
forma de trabajar y tener mucho cuidado en las propuestas de cambio, ya que
aunque podamos tener fallos, que seguro que los tenemos el conjunto es un éxito
rotundo.
Principio de la inmediatez
Nuestra
empresa siempre se ha caracterizado por el dinamismo y queremos que
esto se
continúe en todo nuestro futuro empresarial. En nuestra empresa no tienen
cabida los funcionarios.
Te pido
que tu cumplas y hagas cumplir este principio.
Se debe gestionar con ilusión, con rapidez sin desidia, ni abandono, no aparcando los asuntos.
Siempre
hemos hecho un seguimiento en la gestión y me duelen algunas situaciones en las
cuales te responden " si ya envíe el mail " sirviendo esto como
ejemplo de que en un asunto importante, en la cual, tenemos que enviar una
información y la persona no ha recibido el mensaje se pone de manifiesto la
desidia y dejadez con la respuesta anteriormente dicha cuando lo que debió
hacer es que el mensaje importante llego a su destinatario dicho de viva
voz y si es posible hacer que lo
lea.
Este
principio de inmediatez deberá cumplirse en todas las áreas de la empresa, pero
será una responsabilidad directamente tuya que se cumpla en el área contable
financiera, para lo cual el jefe de contabilidad hará que su equipo sea de
gente despierta y que cumpla con este principio.
Debates
Considero
que es muy importante que en la empresa se organicen debates especialmente en
las decisiones más importantes de la compañía: plan de marketing, inversiones,
análisis de un presupuesto, análisis de resultado.
Son muchos
los motivos por los que se debe organizar un debate.
Es muy
importante que las personas que intervienen en el debate, tengan libertad y se
sientan cómodos a la hora de expresar sus pensamientos y debemos intentar no
ridiculizar ninguna opinión y además muchas veces lo que nos parece más
ridículo puede ser la mejor solución, si todas las personas que participan en
debates lo hacen de buena fe y están activos e involucrados en la mayor parte
de los casos encontraremos un final feliz con soluciones y también muy importante
las personas que participan quedan enteradas e involucradas en el proyecto.
Consultores y asesores
Como en
nuestra compañía no lo sabemos todo, he decidido estar bien asesorado para
asegurarme en la medida de lo posible tomar las mejores decisiones en cada
momento. Espero de ti, que sigas también esta política, para que tu gestión
tenga los menores errores posibles.
Información y comunicación con la propiedad
No me
atrevo en estos momentos a decir exactamente como seria nuestra agenda
en común,
pero si tengo claro que esta debe existir.
Debemos ponernos de acuerdo para reunirnos posiblemente a diario y
discutir, analizar y debatir determinados aspectos de la empresa, posiblemente
este sea el cuadro de mandos.
Me gusta
estar informado de las cosas importantes de la empresa. El tiempo, el sentido común y la honestidad
te indicará las cosas que me debes informar y las que no.
Te
preguntaras porque mezclo la honestidad con esta decisión, pues bien a
continuación te lo indico. Puede ocurrir, y estoy seguro que este no va a ser
tu caso, que un director financiero de una manera consciente y premeditada deje
de informar al director general en cuestiones muy importantes, para conseguir
lo que yo denomino asalto al poder. En
la cual el Director General estaría cada vez mas “out” de la empresa y el
Director Financiero cogería cada vez más poder.
Lo dicho
anteriormente es mucho más frecuente de lo que nos podemos imaginar.
Por otra
parte ciertas decisiones fiscales, financieras, legales y administrativas
también se me deben informar. Dejando al
margen la buena o mala fe, se podría caer en el error de que debido a falta de
léxico financiero y aparente desconocimiento de aspectos financieros y legales,
se tomen decisiones importantes sin consultarme y debo decir a esto que seria
un grave error, ya que considero que si bien es cierto adolezco de ciertos
conocimientos técnicos, lo compenso con bastante lógica y sentido común.
Espíritu de servicio
Aun siendo
tu puesto, uno de los más importantes de la empresa, por no decir el más
importante, eso no quita para que tengas espíritu de servicio sin el cual sería
imposible nuestra relación. Es el servicio a un proyecto el de nuestra
compañía.
No debemos
confundir servicio con servilismo, algo que jamás se me ocurriría pedir. No
quisiera que este punto fuera mal interpretado, me apoyare en un escrito sacado
de internet donde habla del espíritu de servicio.
ÉTICA Y ESPÍRITU DE SERVICIO EN LA
EMPRESA
Álvaro Pesoa B., Ph. D.
Profesor Titular de la Cátedra de Ética
y Responsabilidad Empresarial
Fernando Larraín Vial ESE - Escuela de
Negocios, Universidad de los Andes.
El éxito económico, el bien humano y social encuentran su fuente en
el servicio como fruto medular de la disposición de las personas y de las
organizaciones que ellas conforman. “El espíritu de servicio” aspira a llamar
la atención sobre toda la riqueza potencial que anida en las empresas y que
aguarda ser descubierta y desarrollada.
Espíritu de servicio, bien y beneficio económico. El espíritu de
servicio se conecta con la plenitud humana de servidos y servidores y ésta con
las ganancias empresariales, porque se vincula a las otras preocupaciones del
mundo empresarial: calidad, conformación de equipos de trabajo, liderazgo y las
comunicaciones interpersonales.
El primer impacto esperable de un auténtico espíritu de servicio,
sería que los miembros de la empresa persiguieran efectivamente el bien de
aquellos con quienes se relaciona: clientes, accionistas, proveedores,
comunidad local, trabajadores de la organización (stakeholders). Pero para
llegar lograr efectivamente el bien se requiere aguzar la capacidad para
identificar el bien, concreto y real. A su vez este ‘darse cuenta’ implica una
actividad encaminada al logro efectivo de ese bien mediante el crecimiento
interior a través del incremento de conocimientos y buenos hábitos operativos
técnicos y morales.
Servicio, trabajo bien hecho y calidad. El buen servicio precisa que
el trabajo sea “bien hecho”, tanto técnica como moralmente; no basta con un
adecuado conocimiento y despliegue de destrezas técnicas. Los hábitos virtuosos
basados en la prudencia, la justicia, la fortaleza, la perseverancia, la
lealtad, la laboriosidad, el sacrificio, la diligencia, y la confianza, son la
plataforma para permear toda la actividad laboral. Su existencia permite,
incluso, aceptar un producto con algunas deficiencias técnicas.
Servicio, calidad y equipos de trabajo. Para desarrollar una
actividad y un producto de calidad, se requiere de la conformación de equipos
de trabajos altamente fiables, unidos por un fin común, con mucho sentido de
pertenencia en los cuales cada miembro asuma en plenitud la tarea que le cabe.
Servicio y liderazgo. Un buen equipo es reflejo de la dirección
impulsada por un líder valioso. Es decir, quien tenga autoridad –sabiduría
práctica-, capacidades persuasivas y virtudes. Pero por sobre todo sea un gran
servidor.
Servicio de comunicaciones interpersonales. Todo lo anterior no es
alcanzable sin el establecimiento de comunicaciones interpersonales óptimas,
las cuales orienten cuándo o en qué circunstancias es posible generar
relaciones intersubjetivas, cuyo motor de acción es la procura del bien ajeno.
Un reto ético. El espíritu de servicio es la vía preferente para
anclar y conducir los asuntos humanos y sociales hacia la integración armoniosa
del bien y del beneficio, evitando visiones y prácticas reduccionistas de los
negocios.
El espíritu de servicio es un catalizador de consecuencias
positivas, porque incentiva:
- La preocupación por el bien de los restantes integrantes de la
organización.
- La ocupación por el bien de los agentes externos a la corporación.
- La generación de un ambiente cooperativo.
- El crecimiento interior en hábitos operativos técnicos y en
virtudes morales de los miembros de la empresa.
- El trabajo bien hecho.
- La propensión a la generación de beneficios económicos.
- El aporte al bien común social.
No
pretendo escribir ahora un tratado de valores y principios, aunque si considero
que tu más que nadie deberás conocerlos y cultivarlos. Especialmente los
referidos a la honestidad, compromiso, responsabilidad, trabajo y sobriedad,
sin menospreciar otros valores.
No está en
mi voluntad pedirte algo que no sea lógico y razonable y que implique esfuerzos
extenuantes, jamás pretenderé esclavizar ni explotar a nadie y repito, siempre
se te pedirán cosas lógicas y razonables.
Te ofrezco
la ayuda tanto la mía propia como la de los consultores y asesores y las que tu
precises para ejercer bien tus funciones y que permitan una buena y feliz
incorporación en tu trabajo.
Deseo que
tu incorporación a nuestra compañía sea la mejor y que tu nuevo puesto de
trabajo constituya para ti un enriquecimiento profesional y humano, que disfrutes tu trabajo siendo feliz
en el mismo, de no ser así estarás frustrado y frustrarás a los demás.
Por último
manifestarte mi anhelo de que encajes en nuestra organización y el tiempo que
estés en nuestra empresa, que espero sea hasta tu jubilación, sea feliz para todos y para ti.
