Diálogos de empresa en forma teatral para aprender “la estructura y análisis patrimonial”

ACTO PRIMERO

Escena Quinta

Stavros, Sonia, Ioannis y Ocirede

(Se levanta el telón, todos están dentro del invernadero)

Stavros (se levanta)

Veo que se me ha olvidado los balances en la mesa del despacho, sigue contándoles cosas a los chicos mientras vuelvo

(Todos aprovechan para estirar las piernas por el jardín), (Ioannis y Sonia encuentran a Ocirede en el invernadero)

Ioannis

Hola Ocirede, ¡qué sitio más bonito¡ ¿verdad?

Ocirede

Es increíble, la cantidad de plantas tan diferentes que existen, ¡qué coloridos destacan sobre el verde de las hojas¡, me pasaría horas aquí contemplándolas.

Sonia

A mí me parece trasladarme a una selva sudamericana.

Ocirede

¿Qué tal van esos amoríos, con los chicos y chicas?

Ioannis

Pues muy bien, pero hay algo que te queríamos pedir, porque estos últimos días, tanto Acaya como Kostas, no paran de criticarnos cada vez que salimos a dar un paseo de compras.

Sonia

¡Que si es caro, que si ya hay stock suficiente¡, ¡Ufff, están pesadísimos, con el tema de comprar¡

Ioannis

Queríamos pedirte el favor ¿si nos puedes informar de alguna materia empresarial facilita, pero que nos sirva para comprenderles y para poder devolverles un poquito, de su propia medicina?

Ocirede

¡Uhmmm, déjame pensar, ¡(pausa y pasea toqueteando las hojas) lo que haremos es lo siguiente, yo os enseño algo de “la estructura y análisis patrimonial”, que a ellos aún no les he enseñado, con el compromiso por vuestra parte, de que ésto no se convierta en una competición de desprecios, si no al contrario, un punto de más unión entre vosotros, ¿estáis de acuerdo?

Ioannis (estrechándole la mano a modo de cierre de trato y al tiempo, Sonia asiente con la cabeza)

Estamos conformes.

Ocirede

Como sabéis, todas las personas, cuando se presentan las unas a las otras, lo suelen hacer intercambiándose tarjetas de visita, pues la tarjeta de visita de una empresa, podríamos considerarlo de este modo, sería “su balance”, representando la situación patrimonial de la empresa.

Ioannis

¿Se podría decir que es un resumen contable?

Ocirede

Si, también es eso Un balance tiene dos partes que se representan dividiendo por la mitad verticalmente una hoja de papel y situando “el pasivo” a la derecha y “el activo” a la izquierda, personalmente, lo representaría al revés porque se podría leer mejor, me explico, el pasivo reúne a las fuentes de financiación y el activo las inversiones que has realizado con ellas.

Ioannis

El balance no es una agrupación de cuentas de los libros de diario, mayor, etc.?

Ocirede

El balance resume una agrupación de las cuentas que el “plan general contable” especifica, naturalmente que lo es, sirve para facilitar y agilizar el análisis de la empresa. Las principales agrupaciones son las que te reflejo en la tablita siguiente.

BALANCE ACTIVO                                             PASIVO
Fijo Material Inmaterial Financiero Gastos amortizables	Fijo No exigible     Capital social Exigible a medio y largo plazo
Circulante Existencias Realizable     Deudores     Cartera de valores Disponible     Caja y bancos	Circulante Exigible a corto plazo

Sonia

Tengo entendido que ambas columnas deben sumar igual, es decir que el activo debe ser igual al pasivo ¿ésto es así?

Ocirede

Es lógico que lo sea. Imagínate el siguiente ejemplo, tienes en el bolsillo derecho 10$ y compras cinco chicles que metes en el bolsillo izquierdo por un valor de 5$, ¿cómo se repartirían en el balance? Pues  en el pasivo, en capital social tendrías los 10$, que son tu capital y tu fuente de financiación, con ellos has comprado mercancía por valor de 5$ que han pasado a ser existencias del activo, y “circulante” porque te los iras comiendo o consumiendo. Los 5$ restantes pasan también a tu activo, porque o bien los metes en tu bolsillo que hace las funciones de lo que denominamos “caja”, (simplemente porque había la costumbre antiguamente de meter el dinero en una caja en casa), o bien en “bancos” si lo metes en tu cuenta corriente; también están en “circulante”, porque los iras a gastar, perdón, a invertir en más chicles cuando se acaben los primeros. Se ponen en el capitulo de “disponible” por esa misma razón; por estar a tu disposición.

Sonia

¡Qué fácil¡

Ocirede

Es importante coger estos conceptos claros desde el principio, porque pueden complicarse cuando profundicemos. La segunda cosa que quiero que tengáis clara, es las correlaciones entre las agrupaciones de activo y pasivo para la buena salud de la empresa; imaginaros los balancines del parque infantil, la lógica del juego es que permanezcan equilibrados en un punto, pero a medida que los pesos de los extremos varían el juguete se inclina hacia uno de los extremos; si aplicas la fuente de financiación que pones en el pasivo, en la partida correspondiente y adecuada del activo, tendrás un buen balancín equilibrado y una empresa sana.

Ioannis

¿Cuáles son esas correspondencias?

Ocirede

La tabla te proporciona una imagen adecuada

BALANCE ACTIVO                                             PASIVO
Fijo Material Inmaterial Financiero	Fijo No exigible     Capital social
Gastos amortizables
	Exigible a medio y largo plazo
Circulante Existencias Realizable     Deudores     Cartera de valores Disponible     Caja y bancos
	Circulante Exigible a corto plazo

El “pasivo fijo” debe financiar todo el “activo fijo”, más una parte de “circulante”

El “pasivo circulante”, debe financiar el “activo circulante”, menos el “fondo de maniobra”.

El “pasivo fijo no exigible” financiará al “activo fijo no amortizable”, de igual modo que el “pasivo fijo exigible a largo y medio”, debe financiar el “activo fijo amortizable”, de manera que la amortización consiga devolverle el dinero.

Ioannis

¿Qué es eso del fondo de maniobra?

Ocirede

Pues es lo que suma o reúne a los “recursos permanentes” que la empresa dedica a financiar su actividad o su producción, como quieras tener el concepto, el “fondo de maniobra real” es la diferencia entre pasivo fijo y activo fijo.

Sonia

No entiendo su importancia, ¿Cuál es?

Ocirede

Si el fondo de maniobra es inferior al que necesitas, tendrás problemas de tesorería, y no podrás atender los pagos que tengas a corto plazo; También te condiciona las compras de “lotes óptimos”, como consecuencia tampoco te proporciona soltura para mantener “stocks altos” y por último tampoco te permite vender a plazos más largos, con el riesgo de perdida de clientes..

Ioannis

¿Y si en lugar de ser inferior a lo necesario es superior? ¿No iríamos mejor?

Ocirede

Si es superior al necesario, puedes tener problemas de “rentabilidad”, en todos los aspectos.

Sonia

¿Hay un sistema abreviado para calcularlo?

Ocirede

Pues como en todo, si sumas todos los “stocks medios de existencias” que tengas más el “saldo medio de clientes” y le restas el “saldo medio de proveedores” obtienes el “fondo de maniobra necesario”.

Ioannis

Según veo, si aumento “existencias”, aumenta el fondo de maniobra, si aumento los “plazos de cobro a los clientes”, también el fondo de maniobra, pero si aumenta el “plazo de pago a proveedores”, actúa de forma contraria disminuyéndolo.

Ocirede

Acuérdate que no solo tienen efectos los plazos, si no también los “saldos” de esos clientes, aumentándolo y de los proveedores, disminuyéndolo. Otra forma de calcular el fondo de maniobra es sumar el “activo circulante disponible + realizable + existencias y restar la suma de pasivo circulante, exigible a corto”, para verlo más claro, os haré otra tablita, como concepto claro

Fondo de maniobra Activo circulante                        pasivo circulante
Disponible     Caja     bancos	Exigible a corto     proveedores     prestamos a corto     acreedores a corto
Realizable     clientes     deudores
Existencias     materias primas     semielaboradas     terminadas

Sonia

¿Y hay formulitas cortas para analizar un balance?, porque si no es un rollo.

Ocirede

En primer lugar debemos analizar el “estado contable” y “financiero”, con el fin de conocer realmente sus posibilidades, midiendo su “capacidad de endeudamiento” y “de liquidez”, saber como están de bien o mal retribuidos los accionista, como se han ido aplicando los diferentes fondos que han tenido y tienen, “el estado de origen y aplicación de fondos” y para ello, nos vamos a basar en lo que se denomina “ratio”, no son otra cosa que cocientes, relaciones de proporción entre magnitudes.

Sonia

¿Supongo que empezaras por el “”ratio de solvencia”?

Ocirede

Pensaba empezar por el de “liquidez”, pero da igual, el “ratio de solvencia” indica la distancia a la quiebra de la empresa, se obtiene, dividiendo el “activo real”, que a su vez es el “activo total menos perdidas acumuladas y menos amortizaciones”, entre el “pasivo exigible”, el resultado debe ser mayor que uno para la higiene de la empresa y el “ratio de liquidez” es la distancia a la suspensión de pagos, también el resultado debe ser superior a uno, se obtiene dividiendo el “activo circulante entre el pasivo circulante”.

Sonia

¿Hay más?

Ocirede

“La rentabilidad de los fondos propios”, consistente en dividir los “beneficios totales” entre los “fondos propios”, en este caso debe ser una cifra inferior a uno.

Ioannis

Éste indicará cuanto le rentan a los accionistas, los fondos que han metido en el negocio, ¿no es eso?

Ocirede

Exacto, pero no lo confundáis con el “ratio de rentabilidad económica”, que resulta de dividir “los beneficios totales” entre el “pasivo total”, indicando el grado de rentabilidad de la empresa en su totalidad.

Sonia

¿También será menor que uno?

Ocirede

¡También¡ bueno y luego ya tenéis todas las combinaciones que se os antojen, como por ejemplo:

    Rentabilidad del capital = beneficios antes de tributos, BAT, entre el capital.

    Rentabilidad del negocio = BAIT entre activo total, o también, BAIT entre recursos totales.

    Valor contable de la empresa = capital + reservas entre capital.

    Capacidad de endeudamiento = recursos ajenos entre los propios, o también, la suma de prestamos a corto y largo entre la suma de capital más reservas. Que tiene que ser < menor que uno.

    Beneficio por acción = BAT entre el nº de acciones.

         Y así todas las relaciones que te puedan interesar. Creo que para el resto de temas, será mejor que os haga una copia de mis notas, siento que estén escritas a mano, pero son las que uso habitualmente, (sacando unas hojas de su cartera, para fotocopiarlas).

TESORERIA(-)	(-)CASH FLOW
INGRESOS	PAGOS
Tesoreria inicial	Compras
(+) Ventas	(+) proveedores iniciales
(+) Clientes iniciales	(-) proveedores finales
(-) clientes finales	(+) acreedores inciales
(+) deudas iniciales	(-) acreedores finales
(-) deuda final	(+) mano de obra
(+) capital	(+) gastos de fabricación sin amortización
(+) reservas	(+) gastos de administración
(+) deuda a largo	(+) gastos comerciales
(+) deuda a corto	(+) gastos financieros
	(+) cancelacion deudas a largo
	(+) cancelacion deudas a corto
TOTAL INGRESOS	TOTAL GASTOS
BENEFICIO	PERDIDA

EBITDA =

CASH FLOW   (+)

GASTOS FINANCIEROS

Ocirede

En la Previsión de Tesorería. Debes preguntarte antes de montar una empresa  si ¿Has calculado la cantidad de dinero que vas a necesitar para comprar o alquilar la maquinaria y las instalaciones, así corno para pagar a sus empleados y hacer frente a los gastos generales de la empresa? Del mismo modo  debes continuar con el cuestionario reflexionando sobre ¿Cuándo vas a tener que efectuar tales pagos? ¿Cuál será la cantidad de dinero que vas a ingresar por las ventas y cuándo va a poder cobrarla?  Y todo ello para al menos los tres primeros años desde la apertura

PREVISION DE TESORERIA		1	2	3	4
Cobros por ventas
(+) otros ingresos
	TOTAL COBROS
(+) proveedores
(+) sueldos y salarios
(+) seguridad social
(+) comisiones
(+) publicidad
(+) gastos varios
	TOTAL PAGOS ORDINARIOS
(+) intereses y creditos
(+) otros pagos
	TOTAL PAGOS EXTRAORDINARIOS
TOTAL PAGOS ORDINARIOS (+) TOTAL PAGOS EXTRAORDINARIOS (-) TOTAL COBROS
Necesidad de fondos
Aportación inicial o tesoreria inicial
	NECESIDAD y/o SOBRANTE DE FONDOS

Ocirede

En la Previsión de Resultados. Debes tener claro que sin ellos nunca sabras si lo estas haciendo bien o mal o si merece la pena o no el negocio, por ello debes preguntarte si ¿Has calculado lo que vas a vender durante los primeros años de tu nuevo negocio? o ¿ cuáles serán tus principales gastos? ¿si has previsto una política de amortización de sus inversiones en activo fijo? ¿Qué beneficio resulta de la futura explotación?

PREVISION DE RESULTADOS
Ventas brutas
		(-) descuentos
		(-) devoluciones
Ventas netas
	Coste de ventas
		(-) materias primas
		(-) mano de obra directa
		(-) gastos de fabricación
		(-) otros gastos directos
Margen bruto
		(-) Costes comerciales
		(-) Costes de administración
		(-) Costes generales
		(-) Amortizaciones
	Costes de puesta en marcha
		(-) Desarrollo del producto
		(-) Gastos constitucion
Resultados antes de intereses
		(-) intereses
		(-) cargas financieras
Resultados antes de impuestos
		(-) impuestos
BENEFICIO NETO

CUENTA DE RESULTADOS
Existencias iniciales mat. Primas	Ventas
Exist. Iniciales mat. Semielaboradas	Existencias finales materias primas
Exist. Iniciales mat. Terminadas	Exist. Finales mat. Semielaborados
Mano de obra	Exist. Finales mat. Terminadas
Compras
Gastos de fabricación
Amortización
Gasto administración
Amortización patentes
Amortización general
Gastos de distribución
Gastos financieros
Beneficio antes impuestos y tributos (BAIT)
TOTAL	TOTAL

ESTADO DE	ORIGEN	Y	APLICACION	DE	FONDOS
1.(-) ORIGEN			2.(-) APLICACION
	1.1.(-) financiación a largo			2.1.(-) inversiones fijas
> capital			> instalaciones y activos fijos
> reservas y subvenciones			> inversiones financieras
>amortizaciones			> inversion inmaterial
>deuda a largo			< deuda a largo
>beneficios
< ventas de activos e inversiones
		1.1.(-) SUBTOTAL			2.1.(-) SUBTOTAL
	1.2.(-) financiación a corto			2.2.(-) inversiones en circulante
> proveedores			> tesoreria
> acreedores			> credito a clientes
> deuda a corto			> deudores
< tesoreria			< pago proveedores
< clientes			< pago acreedores
< cuentas deudores			< pago deudores a corto

Entonces tendrás la posibilidad de sacar los márgenes de beneficio

MARGENES DE BENEFICIO
	ingresos
Costes de produccion
	(-) costes aprovisionamiento
	(-) costes transformacion
		MARGEN INDUSTRIAL
	(-) coste comercial
		MARGEN COMERCIAL
	(-) coste administracion
		RESULTADO DE ACTIVIDAD
(que no produce)	(-) coste de subactividad
		RESULTADO DEL PERIODO

Para saber los costes, reflexiona si ¿has calculado cuál va a ser el coste unitario de tu producto(s) o de su servicio(s)? si la respuesta es que lo tienes claro entonces no tendras problema alguno en desglosar cuáles serán estos costos en cada uno de tus principales productos o servicios

COSTES
				1	2	3	4
DIRECTOS
	Materias primas
	Mano obra
	Otros costes directos
		TOTAL COSTES DIRECTOS
INDIRECTOS
	Publicidad
	Comisiones
	Rapeles (distribución)
	Transportes
	Alquileres
	Suministros
	Impuestos
	Otros costes indirectos
		TOTAL COSTES INDIRECTOS
			TOTAL COSTES
COSTE UNIT/UD.PROD

Ioannis

Por mucho que me lo expliquen sigo sin entender eso del nivel de existencias necesario

Ocirede

Para calcular el nivel de existencias necesario. Debes saber cuál va a ser la cantidad de materias primas y de productos terminados que deberás mantener almacenado por término medio, así como el valor, tipo de material y tipo de producto terminado

Sonia

El siguiente me lo puedo saber, el nivel de existencias de materias primas será igual a las existencias promedio tipo de material multiplicado por las existencias promedio tipo de producto

Ocirede

Muy bien, recordad que tambien es necesario determinar el nivel de existencias de productos terminados, para ello multiplicáis las existencias promedio tipo de material por existencias promedio tipo de producto

Ioannis

¿Puedes avanzar algo de los proveedores y clientes?

Ocirede

De momento tened en consideración las formas y plazos de pago y cobro de proveedores.  ¿Te has planteado de qué forma vas a pagar, y a qué piazo, a tus proveedores?, ¿tienes prevista la forma y plazos de cobro a sus clientes? Recordad como influían en el fondo de maniobra.

Sonia

Creía que ibas a referirte a los plazos de entrega de proveedores y clientes.

Ocirede

Tambien debes de tenerlo en cuenta para determinar tu “objetivo comercial” responded a las siguientes preguntas antes de meteros en un berenjenal de negocio ¿te has planteado qué porcentaje de participación en el mercado te propones conseguir para tu empresa? ¿Cuál es el tiempo que te va a costar conseguirlo, por cada tipo de producto, servicio, área geográfica, volumen del mercado en tal o cual área, porcentaje de participación deseado por la nueva empresa, tiempo que le va a costar conseguirlo

Ioannis

¿Existen una serie de factores que definen y determinan el plan de operaciones?.

Ocirede

Pues piensa qué planes tienes en cada caso, controlando las desviaciones con el plan previsto.

Ioannis

¿No te referirás a aquello del ritmo de producción, nivel de existencias, número de trabajadores, número de horas extras, número de turnos de trabajo y recursos a la subcontratación?

Ocirede

 Pues si y tambien a los recursos y a los productos “anticídicos”. No te olvides de describir las características de tus principales futuros competidores, así como de los proveedores en cuanto a su número, volumen de ventas y el porcentaje de mercado que dominan. Nombre del competidor, volumen de ventas, porcentaje del mercado que dominan

Sonia

¿Podría describir las diferentes etapas y operaciones del ciclo entero de la manufactura o de la prestación del servicio?

Ocirede

Sin olvidarte de la etapa/operación, diciendo en que consiste y el tiempo necesario. En la ultima hoja de estos resúmenes veréis unas graficas que os ayudaran a tener claro las evoluciones de los diferentes tipos de costes y sus interacciones con las ventas, de manera que determineis las plantillas de vuestros objetivos y las desviaciones con la realidad y sobretodo y no lo olvideis nunca el punto mas importante el denominado “punto umbral”, es el que determina por encima de él los beneficios y por debajo las perdidas,

Sonia

Que dicho de otro modo seria el punto donde ni ganamos ni perdemos dinero, ¿no es eso?

Ocirede

Efectivamente (Pausa de reflexión, mientras les va haciendo indicaciones con el dedo índice por encima de las graficas)

Baja despacio el telón.