traducido por Federico Dilla
KPIs: key indicators on export management
07/07/2016/0
Key performance indicators or performance - the KPIs- are a measure of the level of performance or progress of a process in relation to certain areas of the company.
These key indicators tell us whether the strategy we are carrying out in the company is on the right track. Usually expressed in numbers or percentages, depend on objectives set in advance and need to be checked and tested more frequently than performance indicators.
In the export department and with regard to the operational phase, key indicators KPIs are related to the activities carried out in the area of customer service and logistics are critical stage because of the complexity of international operations.
Related customer service indicators range from negotiation with the customer -oferta- to delivery of the order and measure activities and the speed with which different threads are running.
Below we have compiled a list of detail related to export management and transport logistics necessary measure for a continuous improvement customer service indicators occur.
List of key indicators, KPIs:
type of communication channels with the customer
customer waiting time to receive response
degree of flexibility and adaptation to customer requirements
order delivery time
timely customer about your order (delivery, sending pro forma, status information, documentation, etc.) information
efficiency in the delivery of the invoice and other documents of the dispatch / export
responsiveness to urgent deliveries and returns
information and management costs associated with the sale, for example, the transport of goods
quality of products delivered
To end this post also recommend measuring the degree of coordination and communication with other departments of the company and that directly affect the export progress:
with reference to the sales department about the order status
with the financial department of the state of charge, matching the average pay-especially the means of payment documentary
with the production department in compliance with the conditions of the customer and in terms of product specifications, delivery, etc.
with the logistics department in meeting customer requirements with respect to packaging, packaging or means of transport.
KPIs become essential in the business, improve efficiency, clarify responsibilities and functions and affect the operation of the company with a positive and significant impact.
KPIs: indicadores clave en gestión de exportaciones
Los indicadores clave de rendimientoo de desempeño — los KPIs— sonuna medida del nivel de desempeño o progreso de un proceso con relación a determinadas áreas de la empresa.
Estos indicadores clave nos indican si la estrategia que estamos llevando a cabo en la empresa va por el camino correcto. Normalmente, se expresan ennúmeros o porcentajes, dependen de unos objetivos fijados de antemano ynecesitan ser revisados y comprobados con una mayor frecuencia que losindicadores de resultados.
En el departamento de exportación y con relación a la fase operativa, los indicadores clave KPIs, están relacionados con las actividades que se desarrollan en el área de servicio al cliente y son críticos en la fase logística por la complejidad de la operativa internacional.
Los indicadores relacionados con el servicio al cliente abarcan desde la negociación con el cliente —oferta— hasta la entrega del pedido y miden las actividades y la velocidad con que se ejecutan los diferentes subprocesos.
A continuación hemos confeccionado en detalle una lista de indicadoresrelacionados con la gestión de las exportaciones y la logística de transporteque resulta necesario medir para que se produzca una mejora continua del servicio al cliente.
Lista de indicadores clave, KPIs:
- tipo de canales de comunicación con el cliente
- tiempo de espera del cliente en recibir respuesta
- grado de flexibilidad y adaptación a los requerimientos del cliente
- tiempo de entrega del pedido
- información puntual al cliente sobre su pedido (plazo de entrega, envío de pro forma, información sobre el estado, documentación, etc.)
- eficiencia en la entrega de la factura y del resto de documentos de la expedición / exportación
- capacidad de respuesta a las entregas urgentes y devoluciones
- información y gestión de costos asociados a la venta, por ejemplo, al transporte de las mercancías
- calidad de los productos entregados
Para finalizar este post también recomendamos medir el grado de la coordinación y comunicación con otros departamentos de la empresa ya que afectan directamente al progreso de la exportación:
- con el departamento comercial referente a la información sobre el estado del pedido
- con el departamento financiero sobre el estado de cobro, la adecuación al medio de pago —en especial, a los medios de pago documentarios
- con el departamento de producción en el cumplimiento de las condicionesdel cliente y en cuanto a las especificaciones de producto, plazo de entrega,etc.
- con el departamento de logística en el cumplimiento de los requerimientos del cliente con relación al embalaje, el empaquetado o el medio detransporte.
Los KPIs se vuelven fundamentales en la empresa, mejoran la eficiencia, aclaran responsabilidades y funciones y repercuten en el funcionamiento de la empresa con un impacto positivo y notable.
